“Lời nói chẳng mất tiền mua, lựa lời mà nói cho vừa lòng nhau”.
Giao tiếp là yếu tố quan trọng trong đời sống hằng ngày nói chung và trong công việc nói riêng. Đôi khi một người có kĩ năng, có kiến thức chuyên môn nhưng chưa chắc đã thành công hơn người có cách ứng xử khéo léo với với đồng nghiệp hay cấp trên. Trong bài viết này, chúng tôi xin chia sẻ với các bạn những kĩ năng ứng xử cần có của một nhân viên công sở và chắc chắn nó sẽ mang lại nhiều hữu ích với bạn đấy.
“Uốn lưỡi 7 lần trước khi nói”
Trước khi phát ngôn một điều gì đó, bạn cần suy nghĩ thật kĩ và hãy cố gắng sắp xếp suy nghĩ của mình theo trình tự trước khi nói. Tránh tình trạng nói ngay những gì mình nghĩ vì như vậy lời nói của bạn sẽ rời rạc, thiếu logic, thậm chí lỡ lời, nói cả những điều không nên nói.
Nếu tham gia một cuộc đối thoại liên tục, bạn nên nói với tốc độ chậm (nhưng không quá chậm chạp, ngắt quãng dài) để có thời gian suy nghĩ và phản ứng một cách thích hợp.
Lắng nghe mọi người xung quanh
Hãy để ý những người xung quanh bạn và xác định ai là người giao tiếp tốt, ai là người không khéo léo trong ăn nói. Từ thực tế của họ, bạn có thể rút ra kinh nghiệm cho bản thân: Học hỏi ưu điểm của người giao tiếp tốt và tránh sai lầm của người không khéo léo.
Tuy nhiên, bạn không nên copy y nguyên cách nói chuyện của người khác. Hãy tự tạo cho mình một phong cách tự tin, riêng biệt để ai cũng có thể nhận thấy đó chính là bạn.
Tập trung vào “nội dung trao đổi” chứ không phải “Người phát ngôn”
Nhiều người trong số chúng ta thường bị tác động bởi định kiến về một ai đó trước khi nghe họ truyền tải nội dung mà họ muốn truyền đạt. Chẳng hạn, nếu họ là người bạn không thích thì bất cứ điều gì họ nói bạn đều cho là sai và luôn tìm cách phản hồi tiêu cực. Ngược lại, nếu người đó và bạn hợp nhau về tính cách hoặc là người bạn tôn trọng thì bất kể người đó đưa ra ý kiến gì bạn rất dễ cho là đúng (mặc dù thực tế không phải như vậy).
Bên cạnh đó, khi đối thoại chúng ta còn bị ảnh hưởng về ngoại hình, cử chỉ, điệu bộ của người tham gia giao tiếp,... Tất cả những yếu tố trên đều có thể ảnh hưởng đến việc bạn có tiếp nhận thông tin người đó truyền tải hay không nên bạn cần tự nhắc nhở rằng: “quan trọng là họ nói gì chứ không phải họ là ai”.
Với một số trường hợp, hãy viết thay vì đối thoại trực tiếp
Với những người nhạy cảm hay người khó tập trung lắng nghe từ đầu đến cuối bạn rất khó để giao tiếp đặc biệt là khi họ đang bức xúc một điều gì đó. Vì vậy, với những người này bạn hãy viết thư hoặc để lại tin nhắn cho họ trước khi muốn trực tiếp trao đổi.
Bên cạnh đó, nếu bạn không giỏi giao tiếp, cảm thấy khó diễn đạt bằng lời nói cũng có thể sử dụng cách này để giao tiếp hiệu quả hơn.
Thay vì đặt câu hỏi “cái gì” bạn hãy đặt câu hỏi “tại sao”
Khi bạn có được nội dung thông tin, bạn cần suy nghĩ tại sao người đó trao đổi vấn đề này với mình. Với việc đặt câu hỏi này bạn sẽ dễ dàng thấu hiểu với người phát ngôn hơn là việc tỏ ra không đồng tình, không thoải mái.
Xây dựng niềm tin và sự tôn trọng lẫn nhau
Khi tham gia giao tiếp bạn cần phải cho người đối thoại thấy được sự tôn trọng cũng như niềm tin của bạn đối với họ. Có như vậy cuộc hội thoại của bạn sẽ trở nên cởi mở hơn, thẳng thắn hơn và quan trọng là đem lại hiệu quả và sự thoải mái giữa những người tham gia giao tiếp.
Không nói xấu sếp hay đồng nghiệp
Bạn có thể chia sẻ với những người đáng tin cậy một cách bình tĩnh, lịch sự và chừng mực. Khi tâm sự với người thứ ba, bạn nên chú ý vào hoàn cảnh, vị trí và sự việc thực tế, tránh xa những chuyện tầm phào, ngồi lê đôi mách và nói xấu người khác sau lưng.
Bày tỏ sự thích thú với những điều người khác đang nói
Để tránh xung khắc, bạn cũng nên bày tỏ sự thích thú với những gì người khác đang nói. Bạn có thể đồng ý hay không đồng ý, nhưng cũng đừng tỏ thái độ với quan điểm của họ. Nếu đồng nghiệp đang xen vào chuyện của bạn, nói thật nhẹ nhàng rằng: “Tôi hiểu những gì bạn suy nghĩ về vấn đề này, nhưng theo tôi thì…” để bảo vệ chính kiến.
Lưu ý cấp bậc trong giao tiếp
Việt Nam là một xã hội tôn ti vì thế bạn cần đặc biệt chú ý đến yếu tố cấp bậc, chức vụ, tuổi tác của đối tượng giao tiếp.
Các chuyên gia tư vấn khuyên rằng: Nếu nói chuyện với cấp trên, bạn nên làm rõ các điểm, ý chính, trao đổi chính xác và chú ý lắng nghe/ghi chép những nhận xét của cấp trên. Nếu bạn nói chuyện với cấp dưới, luôn luôn giải thích chi tiết các vấn đề và đừng quên hỏi nhân viên cấp dưới xem họ suy nghĩ gì hoặc phản hồi như thế nào về vấn đề đó. Bên cạnh đó, bạn cũng cần chú ý đến vấn đề tuổi tác của đối tượng tham gia giao tiếp và lựa chọn đại từ xưng hô phù hợp.
Với các mối quan hệ nơi công sở, thất bại trong giao tiếp thường là nguyên nhân của những bất đồng hoặc hiểu lầm giữa các đối tượng giao tiếp.
