Chúng tôi đã có dịp giới thiệu với các bạn 7 thủ thuật đơn giản cho Word 2007 tại Thủ thuật MS Word 2007 - Phần 1 . Ở phần này chúng tôi tiếp tục chia sẻ với các bạn những thủ thuật không kém phần thú vị khác!

 

1. Thiết lập mặc định kiểu font chữ:

Nếu bạn thường xuyên sử dụng một kiểu phông chữ (font) nào đó , như loại Font, kích thước, màu sắc... thì có thể cố định những xác lập này thành mặc định. Nhờ đó, mỗi lần khởi động Word hay tạo một tài liệu mới, bạn không mất công thiết đặt lại.

Để làm điều này, bạn hãy vào menu home, chọn mục font có hình mũi tên nhỏ bên phải. 

Sau đó , bạn chọn những xác lập muốn trở thành mặc định trong cửa sổ Font>nhấn nút Default>ok. Một hộp cảnh báo hiện ra cho biết những loại phông chữ nào sẽ trở thành mặc định. Nếu đồng ý với những thay đổi thì nhấn nút Yes, rồi đóng và khởi động lại Word để xác lập có hiệu lực.

2. Thay đổi kích thước chữ nhanh chóng

Thông thường, để thay đổi kích thước phông chữ cho văn bản, bạn phải chọn văn bản đó rồi nhấp chọn hoặc gõ giá trị vào ô Font Size trong thanh Menu Home.

Tuy nhiên, bạn vẫn có thể thực hiện điều đó nhanh hơn bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + ] để tăng hoặc Ctrl + [ để giảm từng giá trị một kích thước phông chữ cho văn bản được chọn.

 

3. Thanh Menu quá khổ  

Bạn rất bực mình vì word 2007 có thanh menu quá to chiếm hết chổ để bạn đọc tài liệu, bạn đừng lo lắng và bực mình nó nữa, hãy làm cho nó nhỏ lại 1 cách bất ngờ bằng cách nhấp đôi vào 1 thanh menu nào đó bất kỳ, lập lại lần nữa nó sẽ to lên

 

4. Bỏ những “con giun” dưới văn bản

Thật ra, những “con giun” lăng quăng xuất hiện bên dưới văn bản (thường chỉ xuất hiện dưới văn bản tiếng Việt) không phải lỗi của Word mà là một tính năng rất hay và rất hữu dụng đối với người... nước ngoài, vì đó chính là tính năng kiểm tra lỗi chính tả , văn phạm tiếng Anh (hoặc một ngôn ngữ khác bạn chọn và được Word hỗ trợ ). Nếu bạn là người “nước trong” không gõ văn bản nước ngoài thì tốt nhất nên bỏ tính năng này đi để khỏi... rối mắt, bằng cách dùng “thuốc đặc trị”: vào Office button, chọn word Options, trong cửa sổ Options nhấp chọn proffing rồi xóa dấu chọn hai mục “Check spelling as you type” và “Check grammar as you type” đi, cuối cùng nhấn OK.

 

 

5. Khắc phục hiện tượng lệch dấu trên kí tự in hoa

Khi sử dụng các phông chữ tiếng Việt (như ABC, VNI...), bạn thường gặp hiện tượng dấu trên ký tự in hoa đầu câu bị lệch sang bên phải và nằm đè lên cả đầu ký tự làm cho văn bản hiển thị không thẩm mỹ . Để khắc phục, bạn cần vào Office button  chọn Word Options, trong cửa sổ Options nhấp chọn proffing chọn mục AutoCorrect Options, trong cửa sổ AutoCorrect, bạn xóa dấu chọn “Correct TWo INitial CApitals” rồi nhấn nút OK là mọi thứ lại đâu vào đấy ngay.

 

6. Hiện toàn thanh công cụ

Trước tiên hãy vào Office button, chọn Word Options, chọn mục Customize, tại cửa sổ Customize chọn công cụ cần > nhấn add > ok

 

7. Bỏ liên kết không mời mà đến

Khi soạn thảo văn bản, nhiều khi bạn cần phải nhập vào một địa chỉ Web hoặc địa chỉ e-mail, thế nhưng Word lại “tài lanh” biến nội dung ấy thành liên kết để khi bạn giữ phím Ctrl và nhấp chuột trái vào thì liên kết được gọi thi hành (khác với liên kết trong trang Web chỉ cần nhấp trái). Đây là tính năng hay thì hay thiệt nhưng hơi... phiền. Vì thế nếu không thích, bạn có thể tắt nó đi bằng cách vào vào Office button, chọn Word Options, trong cửa sổ Options nhấp chọn proffing chọn mục “AutoCorrect Options”, trong cửa sổ AutoCorrect bạn tiếp tục chọn thẻ AutoFormat As You Type, bây giờ xóa dấu mục “Internet and network paths with hyperlinks”. Tiếp đến nhấn OK.

 

8. Tạo đường viền bao quanh trang văn bản

Khi soạn thảo xong văn bản, bạn muốn trang trí cho trang giấy bằng đường viền bao xung quanh à? Dễ thôi, bạn hãy vào menu Page layout, chọn page borders, tại cửa sổ Borders and Shadings, bạn nhấp chọn thẻ Page Border.

Bây giờ nhìn xuống dưới mục Art rồi chọn một trong các đường viền sẵn có trong đó, trong apply to: chọn this section- this page one, tiếp theo nhìn vào khung Preview xem có đạt yêu cầu không, nếu được rồi thì nhấn nút OK.

 

9. Chức năng soạn công chức Equation ở đâu?

Rất năng động so với Word 2003, thanh equation rất dễ sử dụng chỉ cần chọn menu insert chọn equation

 

10. In trên hai mặt giấy

Để tiết kiệm giấy và nhất là khi in tài liệu cho riêng mình, bạn có thể cần in trên hai mặt giấy. Bạn hãy làm như sau: trước tiên, bạn mở tài liệu cần in lên, vào Office button, chọn print, tiếp theo tại cửa sổ Print chọn All trong vùng Page range, chọn Document trong danh sách thả xuống Print what, bạn chọn Odd pages trong danh sách thả xuống Print để in tất cả những trang lẻ trước, rồi cho in bằng cách nhấn nút OK. Tiếp theo sẽ đến phần in trang chẵn, sau khi đã có được bản in một mặt của tất cả trang lẻ, bạn xếp ngược giấy lại theo thứ tự số trang (tốt nhất bạn nên in thử một vài trang để “rút kinh nghiệm”) rồi đưa trở lại vào máy in.

Kế đó làm tương tự nhưng bạn chọn Even pages trong danh sách thả xuống

Print để in tất cả những trang chẵn, rồi cho in bằng nút OK.

....

Excel là ứng dụng văn phòng nằm trong bộ phần mềm MS Office của Microsoft, Excel 2007 hiện nay vẫn sử dụng khá phổ biến trong công tác kế toán cũng như thống kê.

Ở phần 3 này chúng tôi xin giới thiệu đến các bạn những thủ thuật Excel dành cho những ai thường xuyên làm việc với biểu đồ và danh sách dài.

Bài viết cùng chủ đề :

Thủ thuật Excel 2007 – Phần 1

Thủ thuật Excel 2007 – Phần 2 

Thủ thuật 15: Tạo biểu đồ động

Khi bạn thực hiện tạo biểu đồng cho một dãy số liệu thì mỗi khi bạn thay đổi các thông số trong dãy số liệu này thì lập tức biểu đồ sẽ tự động điều chỉnh để phù hợp với số liệu tại vùng dữ liệu đã chọn. Tuy nhiên trong trường hợp bạn thêm mới hoặc giảm bớt vùng dữ liệu thì biểu đồ sẽ không tự động điều chỉnh mà thay vào đó bạn phải thực hiện lại thao tác tạo biểu đồ trên vùng dữ liệu mới.

Trong Excel 2007 bạn có thể dễ dàng thiết lập đề biểu đồ tự động điều chỉnh. Cách làm như sau:

Tại trang bảng tính hiện hành, bạn tiến hành quét khối vùng dữ liệu định tạo biểu đồ. Chọn thẻ Insert trên thanh menu, tiếp theo chọn biểu tượng Table trong nhóm lệnh đầu tiên. Một cửa sổ nhỏ hiện ra chứa thông tin về vùng dữ liệu bạn đã chọn, Bấm OK để lưu thiết lập này lại.

Tiếp theo cũng trên thẻ Insert, lựa chọn kiểu biểu đồ cần hiển thị trong nhóm công cụ Chart. Ban đầu, Excel sẽ tạo ra biểu đồ dựa trên số liệu của vùng dữ liệu đã chọn ban đầu.

Tuy nhiên, nếu bạn thêm một hàng mới liền kề vùng dữ liệu bạn đầu thì lập tức biểu đồ cũng sẽ tự động điều chỉnh để thêm các số liệu bạn vừa thêm vào.

Thủ thuật 16: Chuyển kiểu biểu diễn dữ liệu từ dạng cột thành hàng

Trong quá trình làm việc trên Excel 2007, có khi nào bạn nhận ra rằng thay vì biểu diễn dữ liệu theo cột dọc mà chuyển sang dạng hàng lại hợp lý hơn, dễ dàng hơn cho việc phân tích dữ liệu?

LMT sẽ giới thiệu cho bạn thủ thuật Chuyển kiểu biểu diễn dữ liệu từ dạng cột thành hàng trong Excel và ngược lại rất đơn giản, không đòi hỏi bạn mất nhiều thời gian Copy và Dán Dữ liệu vào từng ô.

Bảng dữ liệu dưới đây có dữ liệu được biểu diễn theo dạng cột, bây giờ chúng ta sẽ thực hiện các thao tác sau để đưa bảng dữ liệu về dạng biểu diễn theo hàng:

 Trước hết, Chọn khối nội dung cần chuyển đổi –>  Copy

Đặt con trỏ chuột vào vị trí cần dán Dữ liệu, Tích chuột phải, chọn Paste Special

Cửa sổ Paste Special hiện ra, tại đây, bạn đánh dấu chọn vào ô Transpose rồi nhấn OK để xác nhận.

Và đây là kết quả chuyển đổi dữ liệu từ dạng cột sang hàng:

Thủ thuật 17: Tô màu xen kẽ các dòng trên bảng tính lớn

Khi sử dụng Excel để tạo một bảng dữ liệu thống kê theo dạng danh sách, và khi nhìn vào danh sách trên một nền màu trắng khiến người đọc rối mắt.Thủ thuật tô màu xen kẽ các dòng trên bảng tính lớn trong Excel giúp bạn có thể nắm bắt dữ liệu cũng như tra cứu một cách dễ dàng mà không bị nhầm lần. Thủ thuật EXCEL này giúp bạn tiết kiệm thời gian thay vì phải tô màu cho từng dòng lặp đi lặp lại.

Bạn có thể thực hiện thủ thuật này một cách đơn giản và nhanh chóng trong Excel 2007 như sau:

Để tô màu xen kẽ các dòng trong toàn bộ Sheet bạn có thể chọn Ctrl +A, hoặc nhấn vào nút tam giác màu nâu ở góc tráiWorksheet để chọn tất cả.

Nếu bạn chỉ muốn tô màu các dòng trong 1 khối nhất định, bạn chỉ việc dùng chuột quét khối đó.

 Trên thẻ Home của thanh Ribbon, Chọn Style –> Conditional Formatting

Khi bạn chọn vào mục Conditional Formatting, Trên Menu sổ xuống, chọn New Rule

Tại ô Format values where this formular is true, bạn gõ công thức sau: =MOD(ROW(),2)>0

Sau đó Click vào nút Format, 1 hộp thoại Format Cells sẽ mở ra, tại Tab Fill bạn chọn màu sắc muôn tô màu cho dòng –> Click Ok

Sau khi đã điền đầy đủ công thức và chọn màu sắc, bước cuối cùng là bạn chỉ cần nhấn OK và xem kết quả.

Nếu bạn muốn thay đổi màu sắc trên dòng, bạn hoàn toàn không phải lặp lại các bước trên, mà chỉ cần tích chuột phải chọn Manage Rule

Từ hộp thoại Conditional Formatting Rule Manager –> chọn Edit Rule

Nhấp chuột vào ô Format, Setup lại màu sắc

Như vậy, định dạng của khối ô đã thay đổi so với ban đầu khi thực hiện thao tác Edit Rule

Thủ thuật 18: Thêm chức năng tính toán Calculator trên Window vào thanh công cụ  Quick Access Toolbar

Trong quá trình làm việc trên Excel, bạn muốn sử dụng nhanh một chiếc máy tính điện tử phục vụ cho công việc của mình, thật đơn giản, bạn chỉ cần thực hiện các bước sau đây:

Chọn Office Button –> Excel Options

Trên Tab Customize, Lựa chọn mục Commands Not in the Ribbon trong hộp thoại Choose commands from.

Chọn Calculator –> Click vào Add

Như vậy là bạn đã thêm thành công chức năng tính toán Calculator vào thanh công cụ Quick Access Toolbar trên Excel.

Nguồn : Thủ thuật excel cơ bản LMT Việt Nam

....

Cho đến nay, Excel đã có bản 2013 nhưng với những điểm mạnh riêng của mình, Excel  Office 2007 vẫn được rất nhiều người dùng. Vì thế chúng ta dần dần khám phá những thủ thuật hay để việc sử dụng đơn giản hơn, thuật tiện hơn.  Trong bài này chúng tôi xin tiếp tục giới thiệu 7 tuyệt chiêu trong Excel 2007.

Xem Thêm :  Thủ thuật excel 2007 phần 1 để biết thêm 7 thủ thuật cho excel. 

Thủ thuật 8: Cách thay đổi Font chữ mặc định, Size chữ mặc định

Bạn muốn thay đổi font chữ, size chữ mặc định trong Excel vì chúng không thích hợp với bộ gõ, thường gây ra lỗi. Hoặc bạn muốn thay bằng một kiểu font, size mà bạn thích? Bạn muốn cài đặt loại font chữ và size chữ mặc định, mà khi mở một file mới không phải mất thời gian thiết lập lại thông số về Font-style và Font-size? Bạn làm theo cách sau:

Chọn Office Button –> Excel Option–> Popular

Thiết lập Font chữ mặc định, Size chữ mặc định mà bạn muốn, sau đó Click OK.

Thủ thuật 9: Tùy chỉnh Quick Acess Toolbar 

(với các ứng dụng khác trong bộ Office 2007 cũng làm tương tự)

Quick Acess Toolbar là một thanh công cụ nhỏ ở bên cạnh Office Button, thanh công cụ này rất hữu dụng nhưng ít ai dùng tới nó vì quá nhỏ, ít công cụ lại quá xa vùng soạn thảo. Thủ thuật này sẽ làm cho nó hữu dụng hơn.
- Đầu tiên bạn hãy bấm vào nút mũi tên bên cạnh Quick Access Toolbar rồi chọn More Commands.

- Trong cửa sổ Excel Options mới xuất hiện, tại combo box Choose Comand from bạn chọn All Command để thấy toàn bộ các nút lệnh

chọn một cái vừa ý ở khung bên trái rồi bấm nút Add để bổ sung thêm vào Quick Access Toolbar. Còn để xóa bớt một nút tại Quick Access Toolbar thì bạn chọn tại khung bên phải rồi bấm nút Remove. Sau khi làm xong bạn bấm OK là sẽ được một thanh công cụ với đầy đủ các chức năng cần thiết sẵn sàng để sử dụng.

- Tuy nhiên, để nó được gần vùng soạn thảo hơn thì bạn hãy bấm vào nút mũi tên bên cạnh Quick Access Toolbar rồi chọn Show below the Ribbon. Và bạn sẽ có một thanh công cụ y hệt trong các phiên bản Office trước.

Thủ thuật 10: Đặt mật khẩu cho file Excel

Excel là phần mềm hữu dụng trong kế toán, thống kê, vì vậy file Excel thường có nhiều số liệu quan trọng. Vậy làm thế nào để tránh việc để lộ những thông tin mà bạn không mong muốn. Để bảo vệ thông tin cho các file Excel của bạn, bạn có thể sử dụng chức năng đặt mật khẩu của Excel 2007 như sau:

Bước đầu tiên bạn mở File Excel cần đặt mật khẩu, sau đó ChọnOffice Button –> Prepare –> Encrypt Document.

Thủ thuật 11:  Thay đổi cách thức nhập liệu

Khi bạn nhập số liệu vào bảng tính, theo mặc định khi nhấn phím Enter thì con trỏ chuột sẽ nhảy xuống ô kế tiếp trong cột.

Nếu bạn muốn nhập liệu theo hàng ngang, tức là muốn khi nhấn Enter con trỏ chuột sẽ nhảy sang ô kế bên trái hoặc phải, hãy thay đổi lại bằng cách nhấp vào nút Office, chọn Excel Options, sau đó nhấp vào advanced và đánh dấu kiểm vào “After pressing enter move selection”, trong menu đổ xuống, bạn hãy chọn hướng di chuyển của con trỏ chuột mà mình muốn.

 Thủ thuật 12: Nén hình ảnh

Các hình ảnh hoặc các yếu tố đồ họa sẽ làm tăng đáng kể dung lượng tập tin tài liệu, gây khó khăn khi bạn muốn chia sẻ trực tuyến. Vì vậy bạn cần nén nó lại bằng cách click vào hình cần nén, trên thanh công cụ bạn chọn Compress Pictures, sau đó nhấn vào option trong hộp thoại Compression Settings để chọn các mục đích nén như: nén để in, nén để xem qua máy chiếu hoặc web, nén để chia sẻ qua mail... Sau cùng bạn hãy nhấp Ok để hoàn tất. 

Thủ thuật 13: Tạo mẫu tự động điền số liệu

Tự động điền (autofill) là chức năng tự nhập theo quy luật, giúp bạn nhập liệu nhanh hơn chỉ với thao tác kéo thả. Nhập hai giá trị đầu tiên trong hàng và cột để thiết lập một “quy luật”, sau đó nhấp vào rìa phải của ô đầu tiên để xuất hiện dấu “+”, sau đó kéo thả chuột để tự động điền số vào các ô kế tiếp.

Bạn có thể thêm các danh sách riêng bằng cách  chọn Excel Options>Popular>Edit custome list. Tại đây bạn có thể thêm các danh sách theo dạng tuần tự như: xuân, hạ, thu, đông hoặc các dãy số theo quy luật nào đó.

Thủ thuật 14: Hiện/ ẩn các phím tắt

Đây là một chức năng thú vị ít được biết đến trong Excel 2007. Khi bạn nhấn phím Alt, những phím tắt sẽ hiện ngay trên thanh công cụ và tương ứng với từng công cụ đó. Để sử dụng, bạn chỉ cần nhấn Alt + phím tắt tương ứng. Điều này giúp bạn không cần phải nhớ các tổ hợp phím mà vẫn có thể dùng chúng để tăng tốc độ làm việc của mình.

Để biết thêm những thủ thuật office bạn có thể truy cập chuyên mục  kiến thức Máy tính của LMT Việt Nam

....

Phần mềm Microsoft Word là phần mềm soạn thảo văn bản phổ biến nhất hiện nay. Mặc dù đã khá quen thuộc với dân văn phòng nhưng nhiều người vẫn chưa khám phá hết những khả năng “phi thường” nhưng vô cùng đơn giản mà Microsoft Word mang lại. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu các bạn những kĩ thủ thuật khá đơn giản trên Word 7 mà rất có thể đó lại là điều lạ lẫm với bạn.

1.  Cấu hình các tùy chọn dán

Khi bạn copy một đoạn văn bản từ một nguồn khác vào một văn bản Word, phần mềm này sẽ tự động giữ lại định dạng gốc của văn bản đó hoặc cung cấp cho bạn các tùy chọn để định dạng nó cho phù hợp với văn bản hiện có trên MS Word.

Để tùy biến được tính năng này, trong MS Word 2007, bạn click vào nút Office (góc trên bên trái) và chọn More Commands…, duyệt tới thẻ Advanced, trong vùng Cut, copy and paste, bạn hãy tích vào ô Show Paste Options buttons nếu muốn MS Word cung cấp các tùy chọn định dạng khi sao chép một đoạn văn bản, hoặc bỏ tích nếu không muốn hiện ra các tùy chọn này.

Trong bốn menu đổ xuống, bạn có thể chọn Keep Source Formating nếu muốn giữ định dạng gốc của đoạn văn bản bạn vừa sao chép, hoặc tự động thay đổi dịnh dạng cho phù hợp với văn bản hiện tại.

2.  Thay đổi định dạng từ Justify sang full-justification

Khi định dạng Justify được áp dụng cho toàn bộ một đoạn văn bản, MS Word sẽ tự động canh chữ sang hai bên trái và phải bằng cách tăng khoảng cách giữa các từ trên một dòng. Và nhược điểm thường thấy của cách làm này đó là để lại những khoảng trống lớn giữa các từ gây mất thẩm mỹ.

Để việc canh Justify được đẹp hơn, ta nên dùng tính năng full-justification. Bạn hãy nhấp vào nút Office, chọn More Commands…, sau đó nhấp vào Advanced, kéo xuống dưới cùng và click vào dấu “+” trước dòng chữ Layout Options, sau đó bạn tìm đến dòng Do Full Justification The Way WordPerfect 6.x For Windows Does, sau đó click OK để hoàn tất.

3.Tự động cách khoảng

Trong soạn thảo văn bản, người dùng thường dùng phím space hoặc canh Tab để đẩy dòng đầu tiên của một đoạn văn bản lùi vào so với các dòng còn lại gọi là cách khoảng đầu dòng (còn có một dạng cách khoảng khác ít dùng hơn đó là cách khoảng tất cả các dòng trừ dòng đầu tiên).

Nhược điểm của cách làm trên là đôi khi các khoảng cách không được đều nhau. Nếu bạn muốn MS Word tự động cách khoảng với một khoảng trống định sẵn, bạn hãy dùng tính năng indentation. Đầu tiên bạn bôi đen vùng văn bản cần thao tác, sau đó vào thẻ Home, click chọn vào mũi tên (góc dưới bên phải) của vùng công cụ Paragraph.

Trong vùng tùy chọn indentation, ở menu Special bạn có thể chọn First line (cách khoảng đầu dòng) nếu muốn lùi dòng đầu tiên hoặc chọn Hanging nếu muốn lùi dòng tất cả trừ dòng đầu tiên

4. Đánh số trang

Việc đánh số trang không còn xa lạ gì với phần lớn người dùng MS Word, thế nhưng có một vấn đề đó là một số văn bản không yêu cầu đánh số trang ở những trang đầu tiên vì lý do thẩm mỹ. Bạn cần phải chỉnh lại tính năng đánh số để phù hợp với yêu cầu này.

Đầu tiên bạn vào Page layout, sau đó click chọn vào mũi tên nằm ở góc dưới bên phải của khung Page Setup, chọn thẻ Page layout và tích vào ô Different first page.

5. Sao lưu thanh công cụ Quick Access

Thanh truy cập nhanh (Quick Access) như đã nói ở trên đó là môt menu chứa những lệnh thường dùng. Nếu bạn đã mất nhiều thời gian để tùy chỉnh thanh công cụ Quick Access, hãy sao lưu lại phòng khi cài lại hệ điều hành bạn không phải làm lại thanh công cụ này. Hoặc đơn giản là bạn có thể mang thanh công cụ đã tạo trên máy tính của bạn sang máy tính của cơ quan có cài đặt MS Word 2007.

Trong Window XP, bạn vào đường dẫn C: \ Documents and Settings \ [tên máy tính hoặc người dùng] Settings \ Local \ Application Data \ Microsoft \ Office, trong Window Vista và Window 7 bạn vào đường dẫn C: \ Users \ [tên máy tính hoặc người dùng] \ AppData \ Local \ Microsoft \ Office. Tại đây bạn sẽ tìm thấy một tập tin tên Word.qat, bạn có thể copy nó vào một nơi khác để sao lưu hoặc sử dụng cho các máy tính khác.

6.Hủy bỏ định dạng

Tổ hợp phím nóng để bạn trả về định dạng font và cỡ chữ mặc định là Ctrl+ Space. Nếu định dạng ban đầu có áp dụng style, bạn hãy dùng tổ hợp phím Ctrl + Shitf + N để đưa đoạn văn bản về định dạng mặc định (thường là font Times News Roman và cỡ chữ 12).

7.Điều chỉnh khoảng cách các chữ cái trên tiêu đề

Vì lý do thẩm mỹ, tiêu đề thường chỉ nằm trên một dòng duy nhất mà không kéo dài sang dòng thứ hai. Với những tiêu đề quá dài, bạn phải co chữ lại bằng cách vào thẻ Home, click vào mũi tên bên dưới góc phải của khung Font, chọn Character Spacing và “gia giảm” tỉ lệ này sao cho hợp lý nhất

8.  So sánh các văn bản

So sánh hai văn bản

Có nhiều lý do dẫn đến nhu cầu so sánh giữa hai văn bản, MS Word cung cấp các tùy chọn để mở hai file văn bản cạnh nhau cho mục đích này (và nó là chức năng của chính MS Word chứ không phải Aero Snap của Window 7).

Để dùng tính năng này, đầu tiên bạn phải mở hai tập tin văn bản bằng MS Word, sau đó click vào thẻ View, trong khung Window bạn chọn View Side by Side. Bạn cũng có thể chọn thêm Synchronous Scrolling để khi bạn cuộn chuột, thanh cuộn của cả hai văn bản sẽ cùng trượt theo giúp việc so sánh được thuận tiện hơn.

9. Di chuyển nhiều đối tượng bằng Spike

Khi soạn thảo, động tác cắt, dán là những thao tác thường dùng nhất. Thế nhưng bộ nhớ đệm thường chỉ nhớ được một đối tượng văn bản. Trong MS Word 2007 có một tính năng ít được biết đến, tính năng này giúp bộ nhớ đệm nhớ được nhiều đối tượng văn bản và bạn có thể lựa chọn một trong các đối tượng văn bản đó để dán vào văn bản hiện hành.

Đầu tiên bạn chọn một đối tượng văn bản cần di chuyển và nhấn Ctrl+F3 (bạn có thể lặp lại thao tác này cho các đối tượng cần di chuyển khác để thêm nó vào danh sách của Spike). Sau đó bạn chỉ cần nhấn tổ hợp phím Ctrl+Shift+F3 để gọi lại danh sách này và dán nó vào vị trí mong muốn.

Cách làm này sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian hơn thao tác cắt dán thông thường khi bạn muốn di chuyển nhiều đối tượng văn bản cùng một lúc.

Nguồn : Thủ thuật word 2007 LMT Việt Nam

....

MS Excel là phần mềm xử lý bảng tính thông dụng nhất hiện nay do giải quyết được hầu hết nhu cầu cơ bản lẫn nâng cao. Trong Excel 2007, có rất nhiều thủ thuật đáng quan tâm, dưới đây chúng tôi xin lần lượt giới thiệu các thủ thuật đối với bảng tính. 

Thủ thuật 1: Mở nhiều bảng tính khác nhau

Trong quá trình làm việc trên bảng tính excel 2007, đôi khi ta cần mở đồng thời nhiều bảng tính để xem xét và chỉnh sửa trên các bảng tính đó. Chúng ta dùng thủ thuật sau:

Trong Thẻ View –>Chọn Arrange All –> Sau đó có 1 hộp thoại mở ra.

Trong đó có các lựa chọn:

“Vertical”: 2 cửa sổ sẽ được đặt cạnh nhau, giống như khi bạn canh chúng về phía bên trái và bên phải màn hình

“Tiled”: Trong trường hợp bạn mở 2 bảng tính, “Tiled” sẽ hoạt động giống “Vertical”, đặt 2 bảng tính về 2 bên trái, phải của màn hình như hình dưới đây: 

Thủ thuật 2: Giấu bảng tính Excel

Trong công việc văn phòng, nếu bạn cần giấu một bảng tính trong tài liệu Excel mà không muốn người khác dùng lệnh Format > Sheet > Unhide để xem lại bảng tính.

Trong bảng tính cần được bảo mật, nhấn ALT+F11 để mở cửa sổ Microsoft Visual Basic ra. Trong cửa sổ Project - VBA Project, nhắp đúp vào VBA Project, tiếp tục nhắp đúp vào Microsoft Excel Objects để mở các bảng tính trong tài liệu sau đó rồi chọn bảng tính mà bạn muốn giấu -> rồi nhấn F4. Trong tùy chọn Visible bạn nhắp vào dấu tam giác chọn 2-xlSheetVeryHidden, cuối cùng đóng Microsoft Visual Basic này lại và xem kết quả thế nào.

Khi nào muốn bảng tính hiện ra trở lại, thì bạn chỉ cần thực hiện lại các thao tác trên và chọn -1-xlSheetVisible là được. 

Thủ thuật 3:  Trích xuất nội dung thành dạng ảnh

 Bạn có một biểu đồ trên Excel hoặc một bảng số liệu cần trích xuất ra ngoài theo dạng ảnh để dán lên các tệp văn bản, tải lên mạng hoặc chia sẻ qua email? Hãy dùng chuột quét khối vùng cần trích xuất, sau đó nhấp vào mũi tên bên dưới biểu tượng Paste, chọn As Picture/Copy As Picture. Trong hộp thoại Copy Picture bạn chọn “As Shown on Screen”, nhấp OK, sau đó bạn có thể dán (Ctrl+V) vào các trình chỉnh sửa ảnh hoặc một văn bản nào đó.

Thủ thuật 4: Cập nhật số liệu thủ công

Theo mặc định, khi bạn muốn thay đổi một số liệu nào đó trong bảng tính thì các số liệu có liên quan cũng sẽ tự động thay đổi theo.
Đây là một tính năng rất hữu ích của Excel giúp cho bảng tính luôn được cập nhật. Nhưng đối với những bảng tính “khổng lồ” với hàng ngàn số liệu, việc cập nhật ngay khi vừa nhập liệu sẽ tốn nhiều thời gian, trong khi bạn vẫn còn phải nhập thêm hàng loạt số liệu khác.
Để tắt tính năng tự động cập nhật, bạn hãy vào Tab Formulas, sau đó click vào calculation options>manual. Về sau, khi bạn thay đổi xong các số liệu cần thiết thì chỉ việc nhấn F9 để Excel muốn cập nhật lại các số liệu có liên quan.

Thủ thuật 5: Thêm chú thích vào trong công thức

Công thức N() cho phép bạn thêm một chú thích ​​trực tiếp vào bên trong một ô bảng tính. Để sử dụng chức năng này bạn chỉ cần thêm một dấu cộng (+) vào cuối của công thức chính và sau đó nhập vào một chuỗi văn bản chú thích vào trong dấu ngoặc kép bên trong dấu ngoặc đơn.

Ví dụ: Khi bạn thêm công thức N(“Trích ra 2 ký tự từ ký tự thứ 3 trong Mã Số Nhân Viên”) vào ngay sau công thức của hàm MID, thì kết quả vẫn không hề thay đổi, và khi bạn nhấp chuột tới ô kết quả F3, bạn sẽ nhìn thấy chú thích của hàm MID trong trường hợp này trên ô Công thức.

Thủ thuật 6:  Làm một dòng (cột) luôn xuất hiện trên các dòng (cột) khác: giả sử trong danh sách bạn tạo một dòng đề mục có nội dung là Số thứ tự, Tên hàng, Mã hàng… và lần lượt nhập nội dung vào các cột tương ứng. Nếu danh sách này quá dài và khi bạn kéo xuống dòng 10, 11… thì dòng đề mục sẽ biến mất và mỗi khi bạn cần tra cứu dòng đề mục này lại phải kéo danh sách lên rất tốn thời gian. Thủ thuật này sẽ giúp bạn.

- Bạn bấm chọn toàn bộ dòng hoặc cột cần được luôn xuất hiện rồi chuyển qua Ribbon View, bạn bấm vào nút Freeze Panes và chọn một trong các mục:

+ Freeze Panes: làm cho dòng, cột bạn chọn luôn xuất hiện dù bạn kéo bản tính đến đâu, với lựa chọn này bạn cần phải chọn chính xác dòng hoặc cột.
+ Freeze Top Row: làm cho dòng cao nhất trong bản tính luôn xuất hiện
+ Freeze Firtst Column: làm cho cột đầu tiên trong bản tính luôn xuất hiện. 

Thủ thuật 7:  In cả đường kẻ trong bảng tính Excel

Thông thường, khi bạn in một bảo tính Excel ra giấy thì chỉ thấy các giá trị có trong ô mà không hề thấy đường kẻ đâu cả, muốn thấy đường kẻ bạn buộc phải chọn màu cho nó. Nếu muốn mặc định luôn in ra đường kẻ thì bạn làm theo cách sau:
- Chuyển qua Ribbon Page Layout và vào bấm vào nút Page Setup Dialog Box Launcher (nút mũi tên rất nhỏ bên phải chữ Page Setup).

- Trong cửa sổ Page Setup hiện ra bạn chuyển qua thẻ Sheet, tại mục Print bạn đánh dấu chọn vào Gridlines rồi bấm OK.

- Cũng có một cách đơn giản hơn, đó là tại thẻ Page Layout, tại phần Gridlines của mục Sheet Options bạn đánh dấu chọn chữ tại Print.

Nguồn : Thủ thuật Excel 2007

....

Microsoft Office là bộ công cụ văn phòng phổ biến nhất hiện nay dành cho Windows. Bộ ứng dụng văn phòng Office 2010 mới được ra mắt của tập đoàn Microsoft mang nhiều tính năng mới  với các thủ thuật giúp bạn sử dụng Office Word, Excel, PowerPoint,… được dễ dàng hơn.

I.  Thủ  thuật với Microsft Word 2010

1. Bảo vệ văn bản

Để tiết kiệm thời gian và công sức khi nhập nội dung cho một văn bản lớn trong đó có sự lặp lại nhiều lần một hay nhiều nhóm từ, bạn có thể thiết lập chức năng AutoCorrect nhằm thay thế một vài ký tự viết tắt cho các từ đó bởi các từ đủ nghĩa mà thông thường các từ này dài hơn.

Ngoài ra, vấn đề bảo vệ an toàn dữ liệu lại ít được quan tâm, nhất là phía người dùng, nhằm chống sao chép bất hợp pháp với Word 2010 bạn có một vài thủ thuật hữu ích để bảo vệ tài liệu, cách chèn ghi chú,tìm kiếm hoặc thay thế từ hoặc cụm từ,và ở đây bạn có thể tham khảo một số thủ thuật word đơn giản giúp bảo vệ các dữ liệu quan trọng khi sử dụng Microsoft Word 2010.

2. Định dạng văn bản

Với một văn bản thông thường  trước hết bạn cần chọn phông chữ, kích cỡ chữ, màu chữ. Tiếp đó bạn sẽ phải căn chỉnh lề, khoảng cách các dòng các cột. 

 Đôi khi văn bản của bạn có xuất hiện các cột và bạn cần xử lý nó, bạn cần định dạng cột, tab, numberring cho hợp lý. Hãy xem hướng dẫn cụ thể tại đây

II. Thủ thuật với Microsoft Excel 2010

1. Thao tác trên bảng tính

Khi tạo một bảng tính, thường chúng ta sẽ phải dùng đến một số công thức, và khi chia sẻ bảng tính cho mọi người, có thể bạn muốn rằng, không ai có thể can thiệp (xóa, sửa...) vào những ô có chứa công thức. Và nhưng thủ thuật  Excel 2010 sau sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này.

Khi nhập dữ liệu hay khi sao chép và dán dữ liệu từ nguồn khác vào Excel thì các ký tự không mong muốn sẽ xuất hiện trong toàn bộ bảng tính của bạn. Bạn hãy tìm hiểu và giải quyết vấn đề này ở đây nhé?

Và nếu bạn thấy tốn quá nhiều thời gian trong một workbook (bảng tính) với rất nhiều worksheet (trang tính), Khi đó, ta nên lập một chỉ mục các trang tính đang có để thuận tiện cho việc điều hướng trong bảng tính. Bạn có thể tạo một chỉ mục trong một vài cách: bằng tay, tự động tạo ra bởi mã VBA, hoặc là sử dụng trình đơn tùy chọn theo ngữ cảnh.

2. Thao tác với biểu đồ, đồ thị

Excel luôn có dữ liệu đồ thị và biểu đồ rất phong phú để mô tả dữ liệu và xu hướng. Với Excel 2010, Microsoft đã bổ sung thêm một tính năng Excel 2010 mới – Sparklines. Tính năng này cho phép người dùng đặt một đồ thị cỡ nhỏ (mini) hay một dòng nhận định khuynh hướng trong một ô (cell). Sparklines là cách nhanh nhất và đơn giản nhất để thêm thành phần đồ thị hiển thị vào một cell.

III. Thủ thuật với Microsoft PowerPoint 2010

1. Chèn video

Với PowerPoint 2010, bạn có thể dễ dàng chèn video clip từ máy tính hoặc từ internet vào bài trình chiếu. Hơn thế nữa, PowerPoint 2010 còn tích hợp sẵn các công cụ giúp bạn chỉnh sửa video nhanh chóng. Và một đặc điểm nổi bật khác của PowerPoint 2010 khả năng cắt xén một đoạn video với tốc độ cực nhanh.

2. Tuyệt chiêu trình diễn

PowerPoint được ứng dụng trong làm lịch, sách, business card, bằng cấp chứng nhận, đồ thị, tờ rơi, biểu mẫu, thư mời, báo cáo... thậm chí bạn có thể dùng để thể hiện các ý tưởng phục vụ cho mục đích cộng đồng, hay giới thiệu một bài hát, một bài thơ, một câu châm ngôn, triết lý, một câu chuyện, một mẫu quảng cáo. PowerPoint 2010 cho phép nhiều người cùng biên soạn hay hiệu chỉnh bài thuyết trình một cách đồng thời. Chúng ta có thể so sánh nội dung các bài thuyết trình với nhau và phối hợp chúng lại bằng cách sử dụng tính năng mới Compare trong PowerPoint 2010.

IV. Thủ thuật với Microsoft Outlook 2010

1. Thao tác cơ bản với Outlook

Outlook 2010 là một trong các công cụ của bộ Microsoft Office 2010. Trong phiên bản 2010 này, Outlook đã có nhiều cải tiến nhằm tạo sự thuận lợi cho người dùng và tận dụng tốt các tài nguyên trong hệ điều hành Windows 7. Các thao tác cơ bản nhất trên Outlook 2010: 

1. Bật jumplist bằng chuột phải

2. Đồng bộ hóa Outlook Calendar với Google Calendar

3. Tạo một thư mục tìm kiếm mới

4. Các tùy chọn cho mobile

5. Phân loại danh mục theo màu sắc

6. Đánh dấu các email đã gửi đi

7. Chèn thông tin card visit vào chữ ký trong email

8. Lưu thông tin liên hệ của bạn như là một vCard

9. Thêm lối tắt mở để trang web

10. Thêm lối tắt cho thư mục

2. Cách cài đặt Email

Trước đây việc cấu hình tài khoản Gmail trong Outlook 2007 rất đơn giản, bởi vì nó tự động thiết lập các thông số liên quan lên hầu như bạn chỉ cần nhập tên, địa chỉ email và mật khẩu là xong. Thế nhưng trong Outlook 2010 thì cần phải thực hiện theo các bước sau đây.

....