Ở 3 bài trước, chúng tôi đã có dịp chia sẻ với các bạn những thủ thuật trong word 2007. Trong bài viết này, những thủ thuật thú vị trong phiên bản Microsoft Word này tiếp tục được chúng tôi cung cấp.

1.  Tạo nhanh một hoặc nhiều dòng ngẫu nhiên

Nhằm phục vụ cho việc tạo ra một dòng, một trang hay nhiều trang trong word để có thể kiểm tra việc in ấn dễ dàng. Chúng ta có thể nhập vào dòng công thức sau: =lorem() thì mặc định với 3 đoạn, 6 dòng hoặc =lorem(số đoạn cần in ra, số dòng trên mỗi đoạn). Bên cạnh đó bạn có thể dùng lệnh rank với cú pháp tương tự như lệnh lorem.

2.  Tạo bảng bằng phím

Bằng sự kết hợp giữa phím “+” và “–”, phím Enter và phím Tab trên bàn phím, chúng ta có thể dễ dàng và nhanh chóng tạo ra các bảng tính. Giả sử, bạn cần tạo một bảng tính 4 cột và có 4 dòng, bạn thực hiện như sau: Đầu tiên bạn nhấn +—-+—-+————-+———+ sau đó nhấn Enter ở cuối dòng. Một bảng tính được xuất hiện, tiếp theo, bạn đặt con trỏ chuột ở cột cuối cùng và nhấn Tab, một dòng mới sẽ xuất hiện. Độ rộng của bảng tính chính bằng số dấu “-” mà bạn đã nhấn lúc tạo bảng. Tuy nhiên bạn có thể thay đổi độ rộng này khi nhập liệu.

3.  Tạo đường kẻ

Để tạo nhanh các đường kẽ ngang của một trang tài liệu, bạn chỉ cần sử dụng các phím đặc biệt có trên bàn phím. Các phím -, =, *, #,~ khi được nhấn tương ứng từ 3 phím mỗi loại trở lên sẽ tạo ra đường kẻ đơn, đôi, ba, đường chấm đứt nét và đường dzíc dzắc. Khi đó bạn không cần phải vào danh mục trên Ribbon để thực hiện. Ví dụ để tạo đường kẽ đôi, bạn chỉ cần nhấn === và nhấn enter là xong.

4.  Di chuyển nhanh trong bảng tính

Để di chuyển giữa các dòng trong bảng tính được nhanh chóng, bạn đặt con trỏ đúng vào dòng cần di chuyển và nhấn tổ hợp phím Alt + Shift + và mũi tên lên/xuống.

5.  Bỏ tính năng tự động SuperScript

Thông thường, khi bạn gõ vào ngày theo kiểu anh hoặc những ký tự tương tự như 1st, 2nd,…,7th,…thì Word sẽ tự động SuperScript ký tự đó thành 1st, 2nd, …,7th,….Nếu bạn không muốn vậy, sau khi gõ xong mỗi cụm ký tự, bạn nhấn Ctrl +Z để Word bỏ áp dụng thiết đặt đối với cụm ký tự đó. Nếu bạn muốn áp dụng đối với toàn bộ các cụm ký tự cho văn bản thì bạn hãy vào biểu tượng Office ở góc trên – bên trái, sau đó chọn Word Options. Tiếp theo bạn chọn mục Proofing và chọn AutoCorrect Options. Trong cửa sổ AutoCorrect bạn chọn tab AutoFormat As You Type và check bỏ mục chọn Ordials(1st) with superscript như hình.

6.  Copy định dạng bảng tính

Bạn vừa định dạng một ô trong bảng tính và có nhiều ô cần bạn định dạng giống như vậy. Bạn có thể di chuyển chuột để sử dụng chức năng Format Painter, nhưng điều đó sẽ tốn nhiều thời gian. Hãy định dạng một ô trong số những ô bạn cần định dạng và di chuyển chuột đến một vị trí cần sao chép định dạng, quét khối ô này và nhấn F4. Thế là định dạng mới sẽ được thiết đặt.

7.  Tô khối nhanh một cột trong bảng tính

Nếu bạn muốn quét khối nhanh một cột trong một bảng tính với nhiều dòng, bạn chỉ cần nhấn giữ phím Shift và sau đó click vào vị trí bất kỳ nào đó trên cột cần thao tác là xong.

....

Các công thức tính là đặc điểm nổi bật của Excel. Tuy nhiên có những công thức khá đơn giản nhưng không phải ai cũng biết. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ với các bạn các công thức liên quan đến ngày tháng trong Excel 2007. Chắc chắn có nhiều điều mới lạ mà các bạn chưa biết đấy!

Ngày liên quan đến Excel như thế nào?

Có một sự khác biệt giữa ngày có nghĩa gì với bạn và ngày có nghĩa như thế nào đối với Excel. Với bạn 8/22/2010 là tháng, ngày và năm, còn với Excel, 8/22/2010 là một dãy số 40412. Chính vì vậy bạn cần phải hiểu cách nhập ngày tháng như thế nào để Excel có thể hiểu được, chuyện này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian.

Calendar (Lịch) của Excel bắt đầu từ năm 1900  

Thỉnh thoảng Excel không thể tính toán kết quả vì công thức bị lỗi. Sau đây là 3 lỗi thường gặp nhất:

Ngày tháng lưu trữ trong Excel là một dãy số bắt đầu bằng 1 đại diện cho ngày 1 tháng 1 năm 1900, đó chính là ngày lịch của Excel bắt đầu. Và mỗi ngày Excel cộng thêm một con số. Chẳng hạn như ngày 2 tháng 1 năm 1900 tương đương với số 2. Điều này có nghĩa là khi bạn nhập 8/22/2010, thì Excel lưu trữ là 40412 hoặc 40411 ngày kể từ ngày 1 tháng 1 năm 1900. 

Excel nhận diện ngày tháng như thế nào?

1. Chọn Date trong Category. 

2. Chọn cách thể hiện ngày tháng trong Type.

Khi nhập 8/22/2010, 22-Aug-2010, hoặc August 22, 2010, Excel sẽ lưu trữ dãy số 40412. Chỉ trong trường hợp bạn chọn format mà Excel không nhận ra ngày như August-22,2010 hoặc 8,22,10, Excel sẽ lưu trữ dưới dạng text, chứ không phải lưu trữ dưới dạng dãy số.  

Tính toán ngày tháng bằng cách sử dụng công thức

          Hàm                              Tìm kiếm

NETWORKDAYS    Số lượng ngày làm việc giữa hai thời điểm

WORKDAY              Tìm thời điểm sau một số ngày làm việc và xác định thời gian bắt đầu

DATE                        Tìm một thời điểm sau một số tháng

TODAY                     Tìm thời điểm sau một số năm, một số tháng và một số ngày

Để thực hiện phép tính số học trong Excel, cần thiết phải sử dụng công thức. Trong phần này bạn sẽ được hướng dẫn những công thức đơn giản để tính toán số ngày giữa hai thời điểm và bạn cũng sẽ hiểu tại sao nó rất quan trọng trong việc nhập ngày tháng mà Excel có thể hiểu được. Bạn cũng sẽ được hướng dẫn tìm hiểu những công thức để giải những thuật toán như tìm hiểu bạn đã sống được bao nhiêu ngày.

Cách tìm ra số ngày giữa hai thời điểm 

1. Công thức trong bảng tính. 

2. Kết quả của công thức. 

3. Công thức trong thanh Fomular.  

Ví dụ rằng hôm nay là ngày 9 tháng 6 năm 2010 và kỳ nghỉ của bạn bắt đầu từ ngày 21 tháng 8 năm 2010 và bạn muốn tìm hiểu còn bao nhiêu ngày nữa đến kỳ nghỉ. Để tính toán điều này bạn nhập công thức như sau: “=A3-A2”. Kết quả là 73 ngày giữa hai thời điểm. Excel hiểu được giá trị của ô A2 và A3. Trong ô A2 có giá trị là 40411 (6/9/2010) và ô A3 có giá trị là 40338. Lấy ô A3 trừ ô A2 thì bằng 73. 

Chú ý rằng dấu bằng (=) trong Excel có nghĩa là công thức, dấu trừ (-) có nghĩa là trừ đi một giá trị và ô A3, A2 là những ô có giá trị liên quan.  

Cách tính ngày làm việc giữa hai thời điểm 

1. Công thức trong bảng tính.

2. Kết quả của công thức.

3. Công thức trong thanh Fomular.  

Tính ngày làm việc (Thứ Hai đến thứ Sáu) giữa hai thời điểm không thể thực hiện bằng phép tính đơn giản, mà nó cần có một công thức tính đó là NETWORKDAYS. Lấy lại ví dụ hôm nay là ngày 9 tháng 6 năm 2010 và kỳ nghỉ của bạn bắt đầu từ ngày 21 tháng 8 năm 2010 và bạn muốn tìm hiểu còn bao nhiêu ngày làm việc nữa mới đến kỳ nghỉ. Bạn có thể nhập công thức “=NETWORKDAYS(A2,A3)”. Kết quả ra là còn 53 ngày làm việc nữa mới đến kỳ nghỉ hè.

Tìm kiếm ngày sau một số ngày làm việc 

1. Công thức trong bảng tính. 

2. Kết quả của công thức. 

3. Công thức trong thanh Fomular. 

Giả sử bạn cần tìm ra một ngày chẳng hạn như ngày hoàn thành dự án sau một số ngày làm việc (Thứ Hai đến thứ Sáu), điều này thật dễ dàng với công thức WORKDAY. Giả sử bạn ước tính khoảng 80 ngày làm việc để hoàn thành và dự án bắt đầu từ ngày 31 tháng 12 năm 2010 (12/31/2010) và bạn muốn biết ngày kết thúc dự án. Trước tiên bạn phải nhập thông tin vào ô A2 và ô A3 như hình trên, kế tiếp bạn nhập thông tin về những ngày nghỉ, mỗi ngày nghỉ là một ô và sau đó nhập công thức “=WORKDAY(A2,A3,A4:A6)” vào một ô trống.  

Dự án sẽ hoàn thành trước ngày 22 tháng 4 năm 2011 (4/22/2011). Excel cộng 80 ngày làm việc (ô A3) và tự động trừ ngày cuối tuần cũng như ngày nghỉ trong khoảng thời gian ở ô A4:A6. 

Tìm một thời điểm sau một số tháng 

1. Công thức trong bảng tính. 

2. Kết quả của công thức.

3. Công thức trong thanh Fomular. 

Chẳng hạn bạn có 25 tháng để hoàn thành dự án từ ngày 9 tháng 6 năm 2011 (6/9/2011) và bạn cần tìm ra ngày kết thúc dự án. Bạn có thể sử dụng DATE, hàm này có ba đối số gồm năm, tháng và ngày.  

Ví dụ 25 trong ô B2 và bạn nhập công thức trong ô A4 “=DATE(2011,6+B2,9)”. 2011là đối số năm, 6 công một giá trị trong B2 là đối số tháng và 9 là đối số ngày, dấu phẩy (,) chia cách các đối số và dấu ngoặc đơn “()” dùng để mở và đóng các đối số. Kết quả là dự án sẽ kết thúc vào ngày 9 tháng 7 năm 2013 (7/9/2013) 

Tìm thời điểm sau một số năm, một số tháng và một số ngày 

1. Công thức trong bảng tính. 

2. Kết quả của công thức. 

3. Công thức trong thanh Fomular.

Hãy tưởng tượng rằng bạn được giao một năm bảy tháng và 15 ngày để hoàn thành dự án và bạn cần tìm ngày kết thúc dự án. Hàm DATE phù hợp với yêu cầu này, bạn hãy nhập công thức “=DATE(2011+B2,6+B3,9+B4)” vào ô A6 như hình minh họa trên. 2011 cộng một giá trị trong ô B2 là đối số năm, 6 cộng một giá trị trong ô B3 là đối số tháng, 9 cộng một giá trị trong ô B4 là đối số ngày, dấu phẩy (,) chia cách các đối số và dấu ngoặc đơn “()” dùng để mở và đóng các đối số. Kết quả dự án kết thúc vào ngày 24 tháng 1 năm 2013.

Bạn có thể tìm hiểu thêm về các tính năng khác của Excel 2007 tại Những tính năng mới trong Microsoft Excel 2007.

....

Hai loại máy in dành cho các công sở được sử dụng phổ biến nhất hiện nay là máy in laser và máy in phun. Tuy nhiên trong quá trình in, bạn sẽ gặp một số sự cố và thường loay hoay không biết làm thế nào để khắc phục. Các sự cố xảy ra chủ yếu liên quan đến thao tác đọc lệnh từ người dùng, chế độ lưu cache (bộ nhớ đệm) trong máy, máy in bị kẹt giấy, dịch vụ in bị lỗi hay hiện tượng nghẹt đầu phun, tràn bộ đệm trên máy in phun. Dưới đây chúng tôi sẽ hướng dẫn cách khắc phục những sự cố thường gặp trong quá trình sử dụng máy in để công việc của bạn được thuận tiện, trôi chảy hơn.

1.  Máy không in do quá nhiều lệnh in

Máy in tại văn phòng thường được nối với cùng lúc nhiều máy tính, vì vậy đôi khi sẽ xảy ra trường hợp nhiều người gửi lệnh in tới máy cùng một lúc. Khi người dùng gửi quá nhiều lệnh in đến máy, vùng cache quá đầy sẽ dẫn đến quá trình in bị…”treo”. 

Để giải quyết vấn đề này, bạn thực hiện các bước sau:

-  Kích đúp chuột vào biểu tượng máy in đang hoạt động trên khay hệ thống, lúc này sẽ thấy một loạt các tài liệu in đang ở trạng thái Waiting.

-   Xoá hết các tài liệu đang chờ in này bằng cách truy cập menu Printer > Cancel All Documents (nếu chỉ muốn xoá riêng từng tài liệu, bạn nhấn chọn tài liệu đó, rồi bấm phím Delete). Khi đó, máy sẽ vẫn tiếp tục in vài trang cuối cùng (do lưu lại trong cache), bạn phải chấp nhận “hi sinh” những trang này.

-  Tắt và khởi động lại máy in rồi in lại như bình thường. 

2.  Đèn vàng nhấp nháy liên tục

Hiện tượng này xảy ra khi bạn đang in dở tài liệu, máy bất ngờ không tiếp tục in, đồng thời đèn báo hiệu màu vàng trên máy in chớp tắt liên tục. Thông thường có hai nguyên nhân gây ra sự cố này: máy in bị kẹt giấy hoặc giấy chưa thực sự tiếp xúc với bộ phận nạp giấy.

Trường hợp máy in bị kẹt giấy: Cách giải quyết duy nhất là bạn phải tìm cách gỡ giấy bị kẹt ra khỏi máy in.

-  Đầu tiên bạn tắt máy in (nhấn nút Power off sau/bên hông thân máy).

-  Mở phần nắp đậy ở phía trên (đối với dòng máy in Canon LBP) hoặc nắm chặt phần gờ và kéo bật ra về phía ngoài (với một số dòng Laser HP).

-  Lấy hộp mực (cartridge) ra khỏi máy và kéo phần giấy bám vào thanh cuộn ra ngoài. (Chú ý khi kéo giấy bị lỗi ra ngoài bạn không được kéo giấy trực tiếp từ khay, vì theo thống kê thì có đến 60% trường hợp phần trống từ (drum) của máy in bị hỏng, là do người dùng quá thô bạo trong thao tác kéo giấy bị kẹt, ra khỏi máy in).

-  Cuối cùng, lắp hộp mực trở lại và tiến hành quá trình in ấn bình thường.

Giấy chưa tiếp xúc với bộ phận nạp: 

Nếu khi máy dừng in, đèn vàng nhấp nháy liên tục, đồng thời bạn nghe thấy tiếng  “rít” của động cơ máy in đang hoạt động thì có nghĩa là giấy in bạn đặt chưa tiếp xúc với bộ nạp. Lúc này bạn hãy đẩy khay giấy sát vào, cho tới khi giấy được cuộn và in dễ dàng.

3.  Máy in không thể kết nối với dịch vụ

Nếu ngay từ lần đầu tiên in với chiếc máy in đó mà bạn đã gặp một thông báo có dạng Can not start spooler service xuất hiện và quá trình in không thực hiện được thì có nghĩa là máy in không thể kết nối với dịch vụ. Sự cố này cũng xảy ra tường tự trong một số trường hợp in qua mạng dưới hình thức chia sẻ máy in, bạn nhận được thông báo tương tự với dòng trạng thái Server down. Để giải quyết, bạn hãy làm theo hướng dẫn cho từng trường hợp sau:

Can not start spooler service: Thông thường nguyên nhân gây ra sự cố này là do dịch vụ in ấn đã bị vô hiệu hóa (disable) hoặc cáp kết nối giữa máy in đến máy tính không tiếp xúc tốt. Lúc này, bạn nên kiểm tra lại đầu cáp (một số loại máy in rất “kén” cáp và chỉ hoạt động với một số cáp gốc hoặc cáp tương thích) và đảm bảo rằng cáp đã được lắp đúng vị trí. Tiếp đến, bạn vào Start > Run, gõ lệnh services.msc và tìm đến nhánh Print Spooler, nhấn  đôi vào dịch vụ này và chọn Automatic trong phần Startup type, sau đó nhấn nút Start để khởi động dịch vụ. 

Server down: Chỉ xảy ra khi bạn in qua môi trường mạng (sử dụng máy in chia sẻ), nguyên nhân chủ yếu là do máy chủ đã tắt, vì vậy thông tin không thể xuất ra máy in, bạn chỉ cần bật máy tính chia sẻ, công việc in ấn sẽ trở lại như thường.

4.  Đèn vàng và đỏ nhấp nháy liên tục

Khi bạn sử dụng máy in phun mà hộp mực của máy in có vấn đề  (sử dụng mực bơm lại hoặc chip trên hộp bị lỗi) thì máy thường xảy ra hiện tượng đèn vàng và đèn đỏ nhấp nháy liên tục. Trường hợp này, có hai hướng giải quyết:

Sử dụng các công cụ reset chip: Các công cụ này hiện có bán khá nhiều ở các cửa hàng tin học, mỗi loại máy in sẽ có thiết bị reset chip và cách sử dụng khác nhau, bạn nên liên lạc và cung cấp thông tin về máy in đang sử dụng để được cấp thiết bị phù hợp.  Hoặc đơn giản hơn, bạn có thể lắp đặt các hệ thống in liên tục (những hệ thống này đã được reset chip sẵn đảm bảo tương thích tốt nhất với từng dòng máy in phun).

Cài đặt công cụ SSC Utility 4.3 (chỉ sử dụng cho dòng máy in Epson): Bạn cài đặt công cụ SSC Utility 4.3, công cụ này cho phép reset chip hộp mực của hầu hết các máy in phun Epson. Sau khi tải về, chương trình sẽ nhận dạng hộp mực và hiển thị mức mực còn lại trong hệ thống. Tiếp đến, bạn nhấn phải vào biểu tượng SSC trên khay hệ thống. Lúc này, bạn để ý đến thông báo hiển thị của phần mềm điều khiển Epson:

-  Nếu dòng thông báo có dạng maintanice needed, bạn vào Protection counter > Reset Protection Counter, khi xuất hiện thông báo Has the ink pad been replaced, bạn chọn Yes.

-  Nếu dòng thông báo có dạng Locked out, bạn vào Protection counter > Clear counter overflow. Tiếp tục chọn mục Extra > Soft reset và đợi trong khoảng năm giây để máy in reset. Sau cùng, bạn chọn lại chức năng Reset Protection Counter như trên, đồng thời tắt nguồn và khởi động lại máy in.

5.  Trót bấm nhầm lệnh in

Bạn vừa bấm lệnh in hàng chục trang tài liệu thì bất ngờ bạn phát hiện ra đó không phải là văn bản bạn đang muốn in. Vì thế bạn muốn hủy và không tiếp tục in các trang còn lại? Để giải quyết tình huống này, bạn vào Start > Run, gõ lệnh Cmd. Tại cửa sổ Command Prompt, bạn thực hiện:

-  Gõ dòng “Net stop spooler”, nhấn Enter để dừng dịch vụ in

-  Nếu muốn kích hoạt lại dịch vụ in, bạn gõ tiếp “Net Start spooler”.

6.  Bản in bị sọc hoặc không xuất hiện chữ

Trường hợp này thường xảy ra khi máy in bi hết mực, vì vậy việc đầu tiên bạn nên làm là kiểm tra lượng mực in còn trong hộp (thông qua biểu tượng trạng thái ở khay hệ thống).  Nếu mực in đã hết, bạn hãy tiến hành đổ mực.

Nếu mực trong máy vẫn còn, rất có khả năng bị nghẹt đầu phun, khiến mực không phun hoặc phun lên giấy không đều gây ra hiện tượng bản in bị sọc. Để khắc phục sự cố, bạn truy cập vào các công cụ tiện ích của máy in (Utility), chọn lệnh Clean Cartridge (hoặc Nozzle Check) và làm theo các bước hướng dẫn để làm sạch đầu phun.

Cũng gặp nhiều trường hợp in lỗi là do người dùng thao tác sai khi thực hiện lệnh in, để tránh những sai lầm đó bạn nên cần chú ý những thủ thuật khi in ấn với Excel và những thủ thuật khi in ấn với Word, đây là 2 ứng dụng được sử dụng chủ yếu vơi dân văn phòng.

....

Excel 2007 chưa phải là phiên bản hoàn hảo nhất trong phần mềm tin học văn phòng Microsoft Office, vì thế khi làm việc với bảng tính Excel 2007, đôi khi bạn sẽ gặp những lỗi nhỏ nhưng nó có thể khiến bạn mất khá nhiều thời gian, công sức. Khi đó bạn cần trang bị cho mình một số kiến thức về thủ thuật với Excel 2007 đủ dùng để giải quyết những rắc rồi này, hoặc bạn cũng có thể lên Google tìm đọc các bài viết về thủ thuật công nghệ máy tính để tìm hiểu về các lỗi có thể gặp với phần mềm văn phòng. Dưới đây là một số lỗi thường gặp và cách khắc phục để công việc của bạn trở nên dễ dàng, thuận tiện hơn.

1. Không sắp xếp được tên tiếng Việt

Bạn muốn sắp xếp một bảng tên theo thứ tự như trong bảng chữ cái tiếng Việt, thế nhưng Excel 2007 lại kkhông có tính năng sắp xếp tên tiếng Việt. Vì thế để thực hiện được điều này bạn phải cài đặt thêm Add-In.

Có nhiều Add-In đáp ứng được việc này ví dụ như SortTCVN.xla, sau khi tải về bạn giải nén và cần thực hiện tiếp theo hướng dẫn sau: 

Mở Excel, bấm Office Button, chọn Excel Options > Add-Ins, trong phần Manage chọn Go.

Lúc này cửa sổ Add-Ins mở ra, bạn bấm chọn Browse để tìm tới nơi bạn lưu trữ file SortTCVN.xla đã được tải về và bấm đúp vài tên file này. Khi đó trong của sổ Add-In bạn sẽ thấy Tien ich Tieng Viet-TCVN3-Unicode-Vni.

Đóng cửa sổ Excel và mở lại, trên thanh Add-Ins của Excel 2007 bạn sẽ thấy có Add-in với tên gọi Tiện ích tiếng Việt.

Bạn muốn sắp xếp cột nào thì đánh dấu bôi đen cột đó, chọn Add-Ins > Tiện ích Tiếng Việt > Sắp xếp-TCVN là xong.

2. Sheet bị khóa

Nhiều khi bạn nhận được một file Excel nhưng trong đó người gửi đã đặt chế độ khóa bảo vệ trong một số Sheet khiến bạn không thể thay đổi nội dung trong đó. Vậy làm thế nào để có thể bẻ được khóa của các Sheet .

Bạn lưu ý khóa của Sheet chứ không  phải khóa bảo vệ của cả một file (Workbook). Dưới đây là cách đơn giản hơn thông qua tiện ích miễn phí bằng Add-In (như đã nêu ở phần trên).

Sau khi tải về, bạn mở Excel, bấm nút Office Button > Excel Options > Add-Ins > Go. Cửa sổ Add-Ins mở ra, bấm nút Browse… , bấm chọn file này rồi OK liên tục để quay trở lại Excel.

Khi mở lại Excel trên thanh công cụ bạn sẽ thấy một tab mới có tên gọi Straxx với những tính năng như Unprotect sheet, Unprotect workbook và Unprotect all. Nếu như bạn dùng bản miễn phí thì chỉ dùng được tính năng Unprotect sheet.

Bạn chỉ cần mở file Excel mà muốn bẻ khóa Sheet, chọn menu Straxx > Unprotect sheet rồi chờ một lát là thành công.

3. Lỗi xuất hiện dấu # khi gõ chữ

Trong Excel 2007 đôi khi chúng ta gặp những file chỉ thấy xuất hiện dấu # khi gõ nội dung trong một ô mặc dù trên phần công thức vẫn hiển thị nội dung Nguyên nhân là do ô đó bị hỏng định dạng và cần phải thiết lập lại.

Để thực hiện bạn bấm chuột trái 1 lần để chọn ô đó. Ở menu Home  cũng chọn Clear > Clear Format.

Khi đó những kí tự sẽ xuất hiện bình thường nhưng sẽ bị dài ra, vì thế bạn thiết lập lại bằng cách bấm chuột phải vào ô đó chọn Format Cell, chọn tab Alignment, đánh dấu tích vào Shrink to fit và Wrap text.

4. Không thể chèn thêm hàng hoặc cột mới trong một file Excel

Đôi khi trong khi đang làm việc với một file Excel 2007, bạn đột nhiên không thể  một hàng hoặc cột mới, và có xuất hiện thông báo như hình dưới.

Nguyên nhân là do khi sao chép, thay vì chỉ  copy những dữ liệu cần thiết thì bạn thường copy cả Sheet. Đến một lúc nào đó Sheet đang làm việc của bạn đã bị đầy dữ liệu rác và bạn không thể chèn thêm hàng hoặc cột mới.

Để giải quyết vấn đề này, trong Excel 2007 bạn chọn tab Home > Clear > Clear All.

Có một cách đơn giản hơn là bạn chuyển file đang định dạng kiểu Excel 2007 thành file theo định dạng .XLSX  bằng cách bấm nút Office Button góc trên cùng bên trái, chọn Save As > Excel Workbook.

5. Không muốn cho người khác biết thông tin cá nhân

Nhiều khi bạn gửi File Excel 2007 cho một ai đó nhưng không muốn cho họ biết về thông tin cá nhân trong file được gửi,  vì vậy bạn cần phải gỡ bỏ những thông tin này. Cách thức gỡ bỏ thông tin cá nhân trong file Excel như sau:

- Bạn mở file Excel muốn gỡ bỏ thông tin cá nhân.

- Bấm nút Office Button  

góc trên cùng bên tay phải của màn hình.

- Chọn Prepare > Inspect Document.

- Bấm chọn nút Inspect phía dưới, bạn sẽ thấy xuất hiện phần Document Properties and Personal Information, bấm nút Remove All.

Cuối cùng bạn nhớ lưu file này lại và gửi đi.

....

Sau khi bạn đã hoàn thành phần nội dung, bạn hãy dành thời gian hoàn thiện phần hình thức để bài thuyết trình của mình thu hút nhất, mang lại hiệu quả nhất khi trình chiếu. Làm thế nào để bạn có một bài slide thuyết trình đẹp nhất khi bạn chỉ dùng các hình nền đẹp và các hiệu ứng tĩnh mà không có hiệu ứng động?  Trong một slide văn bản bạn muốn dòng này xuất hiện trước, dòng khác xuất hiện sau, nội dung này được làm nổi bật, nội dung khác thì không,… Tất cả những yêu cầu về hiệu ứng của bạn sẽ được công cụ Animations trong Power Point 2007 đáp ứng hiệu quả khi bạn thực hiện theo hướng dẫn dưới đây.

1.    Hiệu ứng cho trang

Để tạo hiệu ứng cho trang, đầu tiên bạn di chuyển chuột chọn Animations trên thanh Ribbon. Dưới đó là các hiệu ứng bạn chỉ cần chọn trang bạn muốn làm.

Tiếp đó bạn nhấp chuột vào Transition to This Slide:

- Khu vực 1: Nơi hiển thị các kiểu chuyển slide  Bạn có thể click vào biểu tượng được khoanh tròn trong hình trên để xem thêm các mẫu chuyển slide sẵn có.

- Khu vực 2: Hiệu chỉnh với các tùy chọn:

Transition Sound: Cho phép bạn chọn âm thanh đi kèm mỗi khi chuyển slide; 

Transtion Speed: Cho phép bạn lựa chọn tốc độ chuyển slide nhanh, bình thường hay chậm; 

Apply To All: Cho phép sử dụng cách chuyển slide mà bạn đã chọn trong khu vực 1 được áp dụng với tất cả các slide có trong bài thuyết trình.

- Khu vực 3: Bạn có hai lựa chọn: On Mouse Click – chuyển slide sau mỗi lần click chuột; hoặc Automatically After – Tự động chuyển slide sau một khoảng thời gian ấn định (nhập thời gian ở ô ngay phía sau).

2.    Hiệu ứng cho từng phần của Slide

Sau khi thiết kế slide cho phần trình chiếu Power Point của mình bạn có thể tạo các hiệu ứng cho nó theo như hướng dẫn dưới đây

Để tạo hiệu ứng cho từng phần của Slide, bạn thực hiện các bước:

Bước 1: Chuyển con trỏ đến  phần Animations, click Custom Animation. Một bảng Custom Animation sẽ xuất hiện bên dưới, phía bên phải slide của bạn.

Bước 2: Bôi đen từng phần nội dung (từng dòng) mà bạn muốn thiết lập chế độ hiệu ứng rồi chọn Add Effect. 

Trên đó là các tùy chọn để bạn tạo hiệu ứng cho Slide bao gồm:

- Entrance: Cách nội dung xuất hiện

- Emphasis: Cách nhấn mạnh nội dung

- Exit: Cách nội dung biến mất

- Motion Paths: Đường nội dung di chuyển.

Khi di chuột tới mỗi tùy chọn bảng hiệu ứng sẽ hiện ra, bạn có thể click chọn More Effects để xem thêm các hiệu ứng.

Bước 3:  Khi đã chọn được hiệu ứng mong muốn, danh sách hiệu ứng sẽ hiện ra trong bảng Custom Animation theo số thứ tự. Số thứ tự này cũng khớp với số thứ tự xuất hiện trên nội dung trong slide. Bạn cũng có thể thay đổi trình tự hiệu ứng bằng cách di chuột và kéo thứ tự hiệu ứng trong bảng Custom Animation, hoặc nhấn vào các mũi tên Re-Order (lên hoặc xuống).

Bước 4: Tích chọn AutoPreview để slide tự động cho xem trước những thay đổi hiệu ứng của bạn.

Bước 5: Ở mỗi hiệu ứng đã chọn trong danh sách ở bảng Custom Animation, bạn có thể tùy chỉnh bằng cách click vào hiệu ứng cần chỉnh (vị trí khoanh tròn trong hình dưới đây).

- Start on click: Chọn cho nội dung này xuất hiện sau nội dung phía trên bằng một cú click chuột. Chẳng hạn muốn thay đổi dòng “Power Point” xuất hiện sau “Microsoft office” khi trình chiếu thì click vào “Start on click”, khi đó, dòng “Power Point” sẽ có số thứ tự là 4.

- Start with Previous: Xuất hiện cùng lúc với nội dung trước.

- Start After Previous: Tự động xuất hiện sau nội dung trước trong khoảng thời gian nhất định.

- Effect Options: Tùy chỉnh hiệu ứng (xuất hiện nhanh hay chậm, hướng xuất hiện như thế nào…)

....

Sử dụng công thức tính sau đó tự động cập nhật kết quả là tính năng nổi bật của Excel. Tuy nhiên, với những người mới sử dụng máy tính văn phòng, không phải ai cũng biết những thủ thuật đơn giản này. Dưới đây chúng tôi xin chia sẻ với các bạn những thủ thuật khá cơ bản trong Excel 2007.Tìm hiểu thêm về các thủ thuật Excel 2007 bạn có thể xem thêm tại: Thủ thuật máy tính 

a. Tìm hiểu về công thức Excel 2007

Ví dụ hình trên bạn đang nhìn vào ngân sách chi tiêu gia đình cho phần Entertainment và worksheet ô C6 cồn trống (chi tiêu cho đĩa CD tháng 2) vẫn chưa được nhập. Trong phần này bạn sẽ được hướng dẫn sử dụng Excel để làm những bài toán căn bản bằng những công thức đơn giản.

b.  Bắt đầu với dấu bằng (=)

1. Nhập công thức trong ô C6.

2. Nhấn nút ENTER để xem kết quả.

3. Khi nào bạn click vào ô C6, công thức sẽ xuất hiện trên thanh công thức (formula bar).
Hai đĩa CD được mua trong tháng Hai trị giá là $12.99 và $16.99. Vậy tổng giá trị chi tiêu cho đĩa CD trong tháng hai là hai đĩa CD. Bạn có thể cộng những giá trị này trong Excel bằng cách nhập công thức vào ô C6. 

Những công thức của Excel luôn bắt đầu từ dấu (=). Như vậy công thức của ô C6 là: =12.99+16.99 

Dấu cộng (+) là một thuật toán để Excel cộng thêm giá trị. Nếu bạn tự hỏi làm thế nào để có được kết quả này thì công thức sẽ hiện rõ hơn ở thanh công thức

khi bạn click vào ô C6.

Bạn cũng nên biết các thuật toán của Excel bao gồm dấu cộng (+) dấu trừ (-), dấu nhân (*) và dấu chia (\).

c. Tìm hiểu về công thức tổng giá trị trong một cột (SUM)

Để có kết quả chi tiêu trong tháng 1, click vào ô B7 và sau đó thực hiện các bước sau:

1. Trên tab Home, click nút Sum trong nhóm Editing.

2. Công thức sẽ xuất hiện trọng ô B7.

3. Nhấn ENTER để có kết quả trong ô B7.

4. Click vào ô B7 để hiển thị công thức trên thanh công thức.

Bạn có thể cộng chi tiêu trong tháng Giếng trong ô B7 bằng cách nhấn lệnh Sum 

trong nhóm Editing, trên tab Home, nó sẽ tự động cộng giá trị của một cột. Cách làm này làm cho người dùng đỡ tốn thời gian, thay vì phải nhập công thức. Khi nhấn ENTER kết quả hiện ra trong ô B7 là 95.94. Công thức là =SUM(B3:B6) xuất hiện trên thanh công thức khi bạn click vào ô B7.

d. Nên copy một công thức thay vì tạo ra một công thức mới

1. Dùng chuột kéo phần dưới của ô công thức đến một ô cũng sử dụng cùng một công thức, sau đó thả chuột ra.

2. Nút Auto Fill Options xuất hiện và kết quả cũng hiện ra

Trong một vài trường hợp thì việc copy công thức dễ thực hiện hơn việc tạo ra một công thức mới. Trong ví dụ trên bạn đã được xem qua việc copy công thức tổng cộng chi tiêu trong tháng 1 để ứng dụng tổng cộng chi tiêu cho tháng 2.

Để làm điều này đầu tiên chọn ô công thức B7, sau đó dùng chuột trỏ vào góc bên dưới bên phải của ô B7 đến khi con trỏ trở thành dấu thập màu đen (+). Kế tiếp kéo phần fill handle  

sang ô C7. Khi phần fill handle được thả ra, thì tổng giá trị ô C7 xuất hiện với giá trị 126.93. Công thức xuất hiện trên thanh công thức là =SUM(C3:C6), khi bạn click vào ô C7.

Sau khi copy công thức nút Auto Fill Options 

xuất hiện để bạn có thêm chọn lựa format, nhưng trong trường hợp trên bạn không cần sử dụng chúng. Nút  sẽ biến mất khi bạn click vào một ô khác.

e. Tìm hiểu về cell (ô)

Ô kham khảo                 Giá trị kham khảo

A10                       Ô trong cột A và dòng thứ 10 

A10, A20              Ô A10 và ô A20
A10:A20               Bao gồm các ô trong cột A từ dòng thứ 10 đến dòng thứ 20 

B15:E15                Bao gồm các ô từ dòng 15 từ cột B đến cột E 

A10:E20                Bao gồm các ô trong cột A đến cột E từ dòng thứ 10 đến dòng thứ 20

Việc xác định các ô để dùng vào việc ứng dụng công thức. Excel thường sử dụng cách sử dụng ngắn ngọn như A1 để xác định cột bằng ký tự và dòng là những con số. 

f.  Cập nhật kết quả công thức

Giả sử rằng giá trị 11.97 trong ô C4 bị sai, vì nó phải được cộng thêm 3.99 mới chính xác do vậy bạn nên chọn ô C4 và nhập công thức "=11.97+3.99" cho ô này sau đó nhấn ENTER:

Trên hình trên cho thấy giá trị của ô C4 thay đổi và dĩ nhiên Excel cũng tự động cập nhật tổng giá trị chi tiêu trong ô C7 thành 130.92 từ 126.93. Excel có thể cập nhật được vì công thức của nó trong ô C7 là "=SUM(C3:C6)". Nếu bạn không sử dụng công thức cho ô C7, thì giá trị sẽ không được cập nhật. Bạn cũng có thể sửa đổi hoặc nhập công thức trực tiếp trên thanh công thứcthay vì nhập vào các ô. 

g.  Sử dụng công thức Sum cho một vài giá trị trong cột

1. Trong ô C9, nhập dấu bằng (=), nhập SUM và sau đó mở dấu ngoặc đơn “(”.

2. Nhấn vào ô C4 và sau đó gõ dấy phẩy (,) trong ô C9.

3. Nhấn vào ô C6 và sau đó đóng dấu ngoặc đơn “)” trong ô C9.

4. Nhấn ENTER để hiện thị kết quả.

Trong ví dụ trên cho thấy hàm SUM cũng có thể áp dụng cho một vài giá trị trong cột bằng cách chọn một vài giá trị có liên quan.

h.  Sử dụng công thức đơn giản khác trong Excel 2007

Công thức               Tính năng

AVERAGE       Tính trung bình 

MAX                Giá trị lớn nhất 

MIN                  Giá trị nhỏ nhất

Hàm SUM chỉ là một trong các tính năng của Excel, ngoài ra nó còn có các công thức khác như AVERAGE, MAX, MIN để hỗ trợ bạn thực hiện các công thức để có kết quả ngay. Nếu bạn tự tính toán, thì thật sự khó khăn để ra kết quả chính xác.

i.  Tìm giá trị trung bình

Để tìm giá trị trung bình của hai tháng, click vào ô C7 và sau đó: 

1. Trên tab Home, trong nhóm Editing, chọn mũi tên của nút Sum và sau đó chọn Average. 

2. Nhấn ENTER để hiện thị kết quả trong ô D7. 

Bạn cũng có thể nhập công thức trực tiếp trên ô D7 “=AVERAGE(B7:C7)”, kết quả sẽ ra tương tự.

j.  Tìm giá trị lớn nhất hoặc nhỏ nhất

Để tìm giá trị lớn nhất trong một phạm vi, click ô F7 và sau đó: 

Trên tab Home, trong nhóm Editing, chọn mũi tên trên nút Sum và sau đó chọn Max.

1. Nhấn Enter để hiển thị kết quả trong ô F7.

2. Công thức MAX tìm ra giá trị lớn nhất trong một dãy số và chức năng MIN tìm ra giá trị nhỏ nhất. 

Với ví dụ trên công thức là “MAX(F3:F6)” và giá trị lớn nhất là 131.95.

Để tìm giá trị nhỏ nhất trong ví dụ trên, click vào Min sau đó ENTER, kết quả sẽ hiện ra. Trong trường hợp này công thức là “=MIN(F3:F6)” và kết quả là 131.75.

k.  In các công thức để dễ ghi nhớ

Bạn có thể in các công thức và đặt chúng trên bảng hoặc bàn làm việc để nhắc nhở bạn tạo ra công thức này như thế nào. Để in các công thức bạn cần thể hiện công thức trên bảng tính (worksheet), làm điều này bằng cách nhấn tab Formulas và trong nhóm Formula Auditing chọn Show Formulas

.. Bây giờ chỉ việc click nút Microsoft Office
và in ấn.

Nếu bạn muốn ẩn công thức thì cũng lập lại cách bạn làm cho nó hiện lên bảng tính. Hoặc bạn có thể dùng phím tắt CTRL+` (phím ` hầu hết đều có trên bàn phím) để hiện hoặc ẩn công thức trên bảng tính.

l.  Dấu hiệu lạ xuất hiện trên bảng tính

Một khi dấu ##### xuất hiện trên bảng tính thì nó cho biết do bị lỗi hoặc cột quá hẹp để hiển thị kết quả của nó.  

Thỉnh thoảng Excel không thể tính toán kết quả vì công thức bị lỗi. Sau đây là 3 lỗi thường gặp nhất:

#####    Cột không đủ rộng để hiện thị kết quả trong ô, nên kéo chiều rộng cho ô.

#REF!   Một giá trị không hợp lệ. Các ô bị xóa hoặc bị dán đè giá trị khác lên. 

 #NAME?   Tên công thức bị sai và Excel không hiểu công thức đó. Khi bạn click vào ô #NAME? thì nó sẽ hiện ra nút để bạn có thể sửa sai.

m.  Tìm nhiều công thức khác

Click vào nút Sum trong nhóm Editing, trên tab Home và sau đó chọn More Functions để mở hộp thoại Insert Function. Excel cung cấp nhiều tính năng hữu ích như tính năng ngày giờ. Trong hộp thoại Insert Function, chọn Help on this function để tìm hiểu các tính năng khác.

....

2 phần trước, chúng tôi đã giới thiệu với các bạn những thủ thuật cơ bản của MS Word 2007. Tuy nhiên đó chưa phải là tất cả, MS Word luôn là một kho tàng tính năng đòi hỏi chúng ta cần tìm tòi, khám phá.

Xem thêm: Thủ thuật MS Word 2007 - Phần 1 và Thủ thuật MS Word 2007 - Phần 2

1.    Sử dụng tính năng chuyển ngữ

Giống như các phiên bản trước, trong Word 2007 cũng có tính năng chuyển ngữ (Translate) hỗ trợ các ngôn ngữ: Á Rập, Trung Quốc, Hà Lan, Anh, Pháp, Đức, Hy Lạp, Ý, Tây Ban Nha, Bồ Đào Nha, Nhật, Hàn Quốc, Nga, Thụy Điển… rất hữu ích đối với các bạn muốn tra chéo từ của các ngôn ngữ này. Để sử dụng tính năng Translate, bạn làm như sau:

Bạn mở thẻ Review rồi chọn Translate trong nhóm công cụ Proofing hay bấm phím phải chuột trên tài liệu rồi chọn Translate trong menu ngữ cảnh (nếu bạn chưa cài tính năng này vào ổ đĩa cứng thì bạn phải đưa đĩa cài đặt Office2007 vào để cài bổ sung).

Sau đó, bên phải cửa sổ soạn thảo sẽ xuất hiện khung Research với các tùy chọn sau:

- Bạn bấm vào liên kết Translation options để chọn các từ điển cần dùng trên máy hay sử dụng các từ điển trực tuyến (kết quả được hiển thị trong trang Web WorldLingo).

- Bạn chọn ngôn ngữ gốc tại ô From, chọn ngôn ngữ đích tại ô To.

- Để chuyển ngữ từ nào, bạn bấm phím Alt đồng thời bấm chuột vào từ đó. Kết quả sẽ hiển thị tại mục Bilingual Dictionary trong khung Research (bên dưới mục Translation).

- Bạn có thể chọn nhiều từ rồi làm như trên để chuyển ngữ đồng loạt, mỗi từ sẽ là một mục riêng trong phần kết quả.

- Để chuyển ngữ toàn bộ tài liệu, bạn bấm vào nút mũi tên màu xanh bên cạnh dòng chữ Translate the wholedocument. Kết quả sẽ được hiển thị trong trình duyệt của bạn (trang Web WorldLingo).

Sử dụng tính năng chuyển ngữ

2.    Loại bỏ định dạng

Bạn có một văn bản đã định dạng nhưng bây giờ bạn muốn hủy bỏ tất cà định dạng cũ để định dạng lại từ đầu. Cách làm như sau: bôi đen đoạn văn bản cần loại bỏ rồi nhấn tổ hợp phím Ctrl+Spacebar (phím gõ dấu cách).

3.    Hiệu chỉnh bảng (Table)

Khi bạn dùng chuột kéo các đường biên của cột để thay đổi khoảng cách giữa các cột (thu hẹp hoặc nới rộng) trong bảng thì cột phía trước hoặc sau sẽ bị ảnh hưởng ngược lại. Để thay đổi kích thức 1 cột mà không làm ảnh hưởng đến các cột khác, bạn nên bấm và giữ phím Shift trong khi kéo chuột.

4.    Ẩn hình ảnh có trong văn bản

Khi bạn mở một file văn bản dài và có nhiều hình ảnh chất lượng cao, Word 2007 sẽ nạp file này rất lâu và cập nhật màn hình khá chậm khi bạn cuộn lên hay xuống. Nếu không cần phải xử lý hình ảnh, bạn có thể tạm thời ẩn chúng đi để tăng tốc độ đáp ứng của Word. Cách làm cụ thể như sau:

- Bạn bấm chuột lên nút Office ở góc trên bên trái cửa sổ Word rồi chọn Word Options.

- Trong hộp thoại Word Options, bạn chọn mục Advanced trong cột bên trái rồi trong khung bên phải, bạn cuộn xuống đến phần Show document content để đánh dấu chọn mục Show picture placeholders. 

Ẩn hình ảnh có trong văn bản

Kể từ lúc này, Word không hiển thị hình ảnh nửa mà thay vào đó là một khung chữ nhật ngay tại vị trí của hình.

Khi nào muốn cho hiển thị hình trở lại, bạn chỉ cần bỏ chọn mục này là xong.

Xem thêm: Các thủ thuật khác về Microsoft Office

....