LMT Group - Chia sẻ để thành công !: Thủ thuật Power Point

Chuyển PowerPoint sang Word thật là đơn giản

10:55 |
Sau khi đã làm tất cả nội dung trong powerPoint ưng ý, bạn lại muốn chuyển sang Word. Phải làm sao? Liệu có phải kì cạch ngồi sao chép từng slide từ PowerPoint sang Word. Không phải vậy đâu. Có những thao tác rất đơn giản có thể giúp bạn.


Các bạn có thể tham khảo bài viết dưới đây, bài viết hướng dẫn cách chuyển nội dung từ PowerPoint sang Word trong Office 2007, 2010, 2013.

Bạn có thể tìm thêm các thông tin về những  công cụ văn bản khác tại Thủ thuật Office của chúng tôi.

1. PowerPoint 2007


Bước 1: Các bạn cần mở file PowerPoint cần chuyển nội dung sang Word.

Bước 2: Chọn biểu tượng Office Button -> Publish -> Create Handouts in Microsoft Office Word.


Bước 3: Xuất hiện hộp thoại Send to Microsoft Office Word các bạn chọn kiểu để xuất nội dung ra Word. Có 5 kiểu xuất:

- Notes next to slides: Ghi chú bên phải slides.

- Blank lines next to slides: Dòng trống bên phải của slides.

- Notes below sides: Ghi chú bên dưới slides.

- Blank lines below slides: Dòng trống bên dưới slide.

- Outline only: Dạng văn bản (chỉ có chữ không có nền slide).


Sau khi chọn kiểu xuất nội dung các bạn nhấn OK.

2. PowerPoint 2010


Bước 1: Mở file PowerPoint cần chuyển.

Bước 2: Chọn File -> Save & Send.


Bước 3: Chọn Create Handouts trong File Types và chọn Create Handouts trong Create Handouts Microsoft Word.


Bước 4: Xuất hiện hộp thoại Send To Microsoft Word các bạn chọn kiểu xuất nội dung và nhấn OK.


3. PowerPoint 2013


Bước 1: Các bạn chọn File -> Export -> Create Handouts -> Create Handouts trong Create Handouts in Microsoft Word.


Bước 2: Các bạn chọn kiểu xuất nội dung trong Send to Microsoft Word sau đó nhấn OK.

Sưu tầm
....

6 lỗi thường gặp trên slide PowerPoint và cách khắc phục

17:16 |
Thử tưởng tượng bạn bỏ nhiều công sức làm một bài thuyêt trình trong Power Point mà đến khi chuẩn bị thuyết trình trước đông người thì chợt phát hiện slide của mình có những dấu hiệu bất thường? Khi ấy chắc hẳn bạn rất lo lắng vì những lỗi này rất nghiêm trọng và có thể ảnh hưởng đến toàn bộ bài báo cáo của bạn. Lúc ấy hãy bình tĩnh, xem lại bài báo cáo của bạn xem những dấu hiệu bất thường ấy có giống với những lỗi thường gặp trên slide dưới đây không, và làm theo hướng dẫn để khắc phục nhé.

Bạn có thể tìm thêm các thủ thuật về PowerPoint cho mình tại Hướng dẫn thủ thuật Power Point của chúng tôi.

1.  Không thể chạy chữ xung quanh hình


Không rõ vì một lý do nào đó, việc định dạng chữ xen lẫn giữa hình ảnh của PowerPoint luôn khó khăn hơn người anh em Word rất nhiều lần. Tuy nhiên nếu bắt buộc phải thực hiện điều này, bạn phải chọn cách làm thủ công nhất có thể, đó là tạo khoảng cách giữa các chữ để đặt ảnh vào giữa.


Để thực hiện được việc này, bạn cần đặt chữ và hình vào cùng một slide, chỉnh kích thước hình tùy ý, click phải vào hình và chọn Send to Back. Sau đó, tăng khoảng cách giữa các từ đè lên hình cho đến khi nào hình ảnh của bạn không còn bị che bởi chữ nữa. Tuy đơn giản, nhưng cách làm thủ công này khá mất thời gian và có một nhược điểm rất lớn, đó là bạn phải làm bước này cuối cùng, vì chỉ cần thay đổi bất kỳ thông số nào của chữ, bạn sẽ phải thực hiện lại việc chỉnh sửa khoảng cách giữa các từ để tạo ra khoảng trống cho hình.

2.  Thay đổi Font chữ hàng loạt


Bạn muốn thay đổi font chữ mà bạn đã chọn cho cả slide thuyết trình của mình mà không phải mất công thực hiện thao tác này cho từng trang? Tất cả những gì bạn phải làm là nhấn vào mũi tên nhỏ bên cạnh nút Replace ở tab Home, chọn Replace Fonts và chọn font chữ mà bạn cần thay đổi.


3.  Chọn phiên bản Powerpoint nào?


Một trong những tai nạn đáng tiếc nhất với những file PowerPoint nói riêng và Microsoft Office nói chung đó là việc bạn không thể mở file lên chỉ vì khác phiên bản. Như các bạn đều biết, giữa phiên bản Office 2003 về trước và 2007 về sau có rất nhiều sự thay đổi, mà thay đổi lớn nhất nằm ở định dạng của văn bản. Chúng ta có thể dễ dàng nhận ra điều này ở đuôi của file, chẳng hạn như file .doc và file .docx. Vấn đề nằm ở chỗ trong khi những phiên bản Office 2007 trở về sau có thể đọc được cả định dạng mới và cũ, thì những phiên bản từ 2003 trở về trước không thể đọc được những file mới.

Nhằm tránh xảy ra tình trạng đáng tiếc này, cách tốt nhất là bạn hãy cẩn thận lưu cả hai định dạng mới và cũ. Ngoài ra, để PowerPoint có thể lưu slide của bạn mặc định ở định dạng cũ, bạn có thể vào Option của PowerPoint (Office > Powerpoint Option ở PowerPoint 2007 hoặc File > Option ở PowerPoint 2010), chọn Save. Ở dòng Save file in this format, bạn chọn PowerPoint 97 – 2003.


4.  Màu chữ không rõ ràng khi dùng máy chiếu


Khi phải trình chiếu slide của bạn thông qua máy chiếu, đặc biệt là những máy chiếu có chất lượng thấp, điều bạn phải chấp nhận là màu sắc hiển thị không thể hoàn hảo như trên màn hình máy tính, chưa kể đến những tác động tiêu cực do ánh sáng môi trường. Chính những điều đó có thể gây ra tình trạng chữ khó đọc do hòa lẫn vào màu nền.


Để tránh tình trạng này xảy ra, cách tốt nhất là bạn nên chọn những cặp màu font – nền có tính tương phản cao và dễ chịu cho mắt người xem. Tiêu biểu là bốn cặp màu: trắng – đen, đỏ - xanh da trời, xanh lá – hồng và xanh dương – vàng.

5.  Font chữ bị thay đổi khi trình chiếu trên máy tính khác


Mất cả một khoảng thời gian rất lâu để chọn lựa font và màu sắc phù hợp cho slide thuyết trình của mình, nhưng khi mở bằng một máy tính khác, bạn bất chợt nhận ra đây không phải là font mà mình đã chọn. Điều này không chỉ làm ảnh hưởng đến thẩm mỹ của slide thuyết trình mà còn kéo theo cả những rắc rối về mặt trình bày, chẳng hạn như việc đặt hình vào giữa chữ được đề cập ở trên.

Để tránh gặp phải trường hợp này, cách tốt nhất khi lưu một slide thuyết trình, bạn nên nhúng cả những font chữ bạn đã dùng trong quá trình thiết kế slide, bằng cách vào mục Option của PowerPoint, chọn Save và đánh dấu chọn cho mục Embed fonts in the file.


6.  File âm thanh trên slide không nghe được


Cũng như font, những file audio kèm theo slide thuyết trình của bạn cũng là những thứ có thể biến mất nếu bạn không cẩn thận khi mang slide sang máy tính khác. Tuy nhiên khác với font, để giải quyết vấn đề này, bạn không chỉ đơn thuần là nhúng file âm thanh đó vào slide, bởi với mỗi phiên bản PowerPoint khác nhau đều có những cách thức chèn file âm thanh khác nhau, vì thế khi bạn nhúng một file âm thanh trong một slide PowerPoint 2010 thì ngay cả PowerPoint 2007 cũng có thể không đọc được.


Cách tốt nhất để mang một file âm thanh vào slide thuyết trình đó chính là link trực tiếp đến file âm thanh đó thay vì nhúng vào slide. Để làm việc này, trước tiên bạn phải tạo một folder chứa cả slide và những file âm thanh bạn dùng. Với PowerPoint 2007, vào phần PowerPoint Option, chọn mục Advanced, kéo xuống phần Save, tại mục Link sound with file size greater than, bạn hãy chỉnh sao cho thông số này nhỏ hơn dung lượng file audio nhỏ nhất của bạn. Khác với PowerPoint 2007, phiên bản 2010 không có tùy chọn này, vì vậy mỗi khi chèn một file âm thanh, trong bảng Insert Audio, bạn chọn file mình cần bằng cách click chuột vào file đó, vào menu Insert nằm ở góc dưới bên phải của bảng và chọn Link to File. Từ đây, mỗi khi muốn di chuyển slide thuyết trình của mình, bạn chỉ việc copy cả một thư mục đi thì chắc chắn sẽ không xảy ra trường hợp thất lạc file âm thanh nữa.
....

Tổng hợp các thủ thuật “chèn” trong Power Point 2007

15:33 |
Trong Power Point phiên bản 2007, bạn có thể dễ dàng chèn Slide, chèn hình ảnh, chèn âm thanh, chèn video, chèn SmartArt, chèn đồ thị, chèn bảng biểu table… Đây là những ứng dụng thông dụng nhất khi bạn làm một bài thuyết trình. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn cụ thể bạn cách “chèn” những đối tượng trên trong Power Point 2007, giúp cho bài thuyết trình của bạn thêm sinh động hấp dẫn hơn. 

Bạn có thể tìm hiểu thêm các thông tin hữu ích khác cho mình tại Thủ thuật Office của chúng tôi.

1.  Chèn slide mới


Để chèn thêm một slide mới vào bài thuyết trình, từ thanh Ribbon -> trong ngăn Home -> nhấn vào nút New Slide.

Chèn slide mới.

PowerPoint sẽ tạo cho bạn một slide mới gồm một hộp tiêu đề và một hộp nhập liêu. Bạn có thể thay đổi cấu trúc bố cục này bằng cách chọn Ribbon -> trong ngăn Home -> nhấn vào nút layout.


Thay đổi layout (bố cục) slide.

Hãy chọn vào một kiểu Layout phù hợp, ví dụ ở đây hãy chọn vào kiểu Two Content. Nghĩa là slide mới này có 3 khung nhập liệu vào: 1 khung nhập tiêu đề slide, và 2 khung nhập nội dung báo cáo của slide. Và đây là kết quả: 


Bố cục 2 cột một tiêu đề.

Ta sẽ nhập liệu vào bố cục này. Dự định là Tiêu đề sẽ là “Nội dung chuyên đề”. Cột trái là gạch đầu dòng các nội dung, mỗi nội dung enter để xuống dòng. Cột phải là một hình ảnh.


Nhập liệu slide với tiêu đề và cột trái.

Nhấn nút Save hoặc tổ hợp phím Ctrl+S để lưu lại.

2.  Chèn hình ảnh vào slide


Đầu tiên ta nhấp chuột vào biểu tượng Insert Picture from File. Sau đó bạn chọn hình chèn vào Slide rồi click Open.


Chọn hình chèn vào slide rồi click Open.

Khi hình đã chèn vào slide, các bạn click chọn hình, sẽ xuất hiện xung quanh hình, đưa chuột vào ô ở một góc nào đó và giữ trái chuột kéo ra phía ngoài hình để phóng to, thu nhỏ hình. Bạn có thể dùng chuột để di chuyển hình đến vị trí mong muốn trong slide. 


Hình chèn vào slide.

3.  Chèn âm thanh vào slide


Microsoft PowerPoint 2007 cho phép bạn chèn rất nhiều định dạng nhạc khác nhau vào slide, thông thường chúng ta chèn nhạc .mp3 hay .wma vào slide vì chất lượng chấp nhận được và dung lượng nhỏ.

Từ slide hiện hành, bạn vào thanh Ribbon -> chọn ngăn Insert -> tại nhóm Media Clips, PowerPoint sẽ xuất hiện hộp thoại, bạn chọn bài nhạc mong muốn rồi click OK để chèn vào slide. Làm theo mẫu như hình dưới đây:


Chèn video vào slide bằng cách dùng thanh Ribbon.

4.  Chèn bảng biểu vào slide


Để chèn một bảng biểu vào Slide, bạn thực hiện như cách chèn một slide mới vào bài thuyết trình, slide này bao gồm một tựa đề và nội dung bên dưới là một bảng biểu nhằm liệt kê một số thông tin liên quan đến chủ đề trình bày. Bạn vào Ribbon -> chọn ngăn Home -> chọn New Slide -> chọn kiểu layout là Title and Content.

Làm theo hình hướng dẫn ở dưới đây để chèn bảng vào slide:


Ấn định số dòng (Rows), số cột (Columns) rồi nhấn OK để chèn bảng vào slide PowerPoint và tiến hành nhập liệu.

Trong thực tế, khi làm báo cáo thuyết trình, chúng ta thường có sẵn các bảng biểu trong Word hoặc Excel. Chúng ta có thể chép các bảng đó vào PowerPoint mà không cần phải nhập lại.

5.  Chèn biểu đồ, đồ thị vào slide


Chúng ta sẽ chèn thêm một slide mới vào, slide này có 3 phần: tiêu đề slide, một biểu đồ và một đoạn văn bản bên cạnh.

Bạn vào thanh Ribbon -> chọn ngăn Home -> chọn New Slide -> chọn kiểu slideTwo Contentnhư các phần trên

Nhập tựa đề cho slide mới là: Đồ thị số học viên hằng năm.

Tại khung bên trái, nhấp chuột vào nút Insert Chart để chèn đồ thị. Chọn loại đồ thị mong muốn trong hộp thoại Insert Chart.

Màn hình sẽ xuất hiện thêm một bảng tính Excel để bạn nhập liệu cho đồ thị như hình sau:


Click OK để chèn đồ thị vào slide Powerpoint.

Khi cửa sổ bảng tính Excel xuất hiện hãy xoá tất cả các Và kết quả của quá trình trên cộng với một chút format, xê dịch là:


Kết quả chèn đồ thị vào Powerpoint với một số format cho đồ thị.

6.  Chèn SmartArt vào slide


Trước tiên chúng ta sẽ chèn slide mới bằng cách vào thanh Ribbon -> vào ngăn Home -> chọn New Slide -> chọn kiểu Title and Content. Nhập tựa đề vào cho slide, ví dụ như “Quy trình tạo bài PowerPoint”.

Nhấp chuột vào nút Insert SmartArt Graphic:


Insert SmartArt Graphic

Trong hộp thoại Insert SmartArt Graphic, chọn kiểu trình bày mà bạn ưng ý. Click OK để tạo SmartArt và bắt đầu nhập liệu, ta được như hình sau:


Nhập nội dung cho các hộp văn bản

Bạn cũng có thể thay đổi kiểu của SmartArt, đổi màu SmartArt, tạo hiệu ứng cho SmartArt, đổi định dạng,… bằng cách sử dụng thanh Ribbon Design khi click vào SmartArt.


Format các hiệu ứng cho SmartArt đẹp hơn

Ngoài các đối tượng cơ bản vừa nêu, bạn có thể chèn rất nhiều thứ nữa vào PowerPoint với cùng các cách tương tự như trên bằng cách sử dụng Ribbon -> tab Insert:


Một bảng mẫu các SmartArt, WordArt, Hiệu ứng đổ bóng, format nỗi bật, canh lề, vẽ hình trong Powerpoint. Bằng cách tạo các minh họa bằng hình họa bắt mắt, bạn sẽ thu hút được sự quan tâm của người xem hơn.
....

Thủ thuật Power Point 2007: Tạo hiệu ứng tĩnh cho slide văn bản

10:11 |
Sau khi bạn đã hoàn thành phần nội dung, bạn hãy dành thời gian hoàn thiện phần hình thức để bài thuyết trình của mình thu hút nhất, mang lại hiệu quả nhất khi trình chiếu. Làm thế nào để bạn có một bài slide thuyết trình đẹp nhất khi bạn chỉ dùng các hình nền đẹp và các hiệu ứng tĩnh mà không có hiệu ứng động?  Trong một slide văn bản bạn muốn dòng này xuất hiện trước, dòng khác xuất hiện sau, nội dung này được làm nổi bật, nội dung khác thì không,… Tất cả những yêu cầu về hiệu ứng của bạn sẽ được công cụ Animations trong Power Point 2007 đáp ứng hiệu quả khi bạn thực hiện theo hướng dẫn dưới đây.


1.    Hiệu ứng cho trang


Để tạo hiệu ứng cho trang, đầu tiên bạn di chuyển chuột chọn Animations trên thanh Ribbon. Dưới đó là các hiệu ứng bạn chỉ cần chọn trang bạn muốn làm.



Tiếp đó bạn nhấp chuột vào Transition to This Slide:

- Khu vực 1: Nơi hiển thị các kiểu chuyển slide  Bạn có thể click vào biểu tượng được khoanh tròn trong hình trên để xem thêm các mẫu chuyển slide sẵn có.

- Khu vực 2: Hiệu chỉnh với các tùy chọn:

Transition Sound: Cho phép bạn chọn âm thanh đi kèm mỗi khi chuyển slide; 

Transtion Speed: Cho phép bạn lựa chọn tốc độ chuyển slide nhanh, bình thường hay chậm; 

Apply To All: Cho phép sử dụng cách chuyển slide mà bạn đã chọn trong khu vực 1 được áp dụng với tất cả các slide có trong bài thuyết trình.

- Khu vực 3: Bạn có hai lựa chọn: On Mouse Click – chuyển slide sau mỗi lần click chuột; hoặc Automatically After – Tự động chuyển slide sau một khoảng thời gian ấn định (nhập thời gian ở ô ngay phía sau).

2.    Hiệu ứng cho từng phần của Slide

Sau khi thiết kế slide cho phần trình chiếu Power Point của mình bạn có thể tạo các hiệu ứng cho nó theo như hướng dẫn dưới đây

Để tạo hiệu ứng cho từng phần của Slide, bạn thực hiện các bước:

Bước 1: Chuyển con trỏ đến  phần Animations, click Custom Animation. Một bảng Custom Animation sẽ xuất hiện bên dưới, phía bên phải slide của bạn.



Bước 2: Bôi đen từng phần nội dung (từng dòng) mà bạn muốn thiết lập chế độ hiệu ứng rồi chọn Add Effect



Trên đó là các tùy chọn để bạn tạo hiệu ứng cho Slide bao gồm:

- Entrance: Cách nội dung xuất hiện

- Emphasis: Cách nhấn mạnh nội dung

- Exit: Cách nội dung biến mất

- Motion Paths: Đường nội dung di chuyển.

Khi di chuột tới mỗi tùy chọn bảng hiệu ứng sẽ hiện ra, bạn có thể click chọn More Effects để xem thêm các hiệu ứng.

Bước 3:  Khi đã chọn được hiệu ứng mong muốn, danh sách hiệu ứng sẽ hiện ra trong bảng Custom Animation theo số thứ tự. Số thứ tự này cũng khớp với số thứ tự xuất hiện trên nội dung trong slide. Bạn cũng có thể thay đổi trình tự hiệu ứng bằng cách di chuột và kéo thứ tự hiệu ứng trong bảng Custom Animation, hoặc nhấn vào các mũi tên Re-Order (lên hoặc xuống).

Bước 4: Tích chọn AutoPreview để slide tự động cho xem trước những thay đổi hiệu ứng của bạn.

Bước 5: Ở mỗi hiệu ứng đã chọn trong danh sách ở bảng Custom Animation, bạn có thể tùy chỉnh bằng cách click vào hiệu ứng cần chỉnh (vị trí khoanh tròn trong hình dưới đây).



- Start on click: Chọn cho nội dung này xuất hiện sau nội dung phía trên bằng một cú click chuột. Chẳng hạn muốn thay đổi dòng “Power Point” xuất hiện sau “Microsoft office” khi trình chiếu thì click vào “Start on click”, khi đó, dòng “Power Point” sẽ có số thứ tự là 4.

- Start with Previous: Xuất hiện cùng lúc với nội dung trước.

- Start After Previous: Tự động xuất hiện sau nội dung trước trong khoảng thời gian nhất định.

- Effect Options: Tùy chỉnh hiệu ứng (xuất hiện nhanh hay chậm, hướng xuất hiện như thế nào…)
....

Nổi bật