MS Excel
là phần mềm xử lý bảng tính thông dụng nhất hiện nay do giải quyết được hầu hết
nhu cầu cơ bản lẫn nâng cao. Trong Excel 2007, có rất nhiều thủ thuật đáng quan
tâm, dưới đây chúng tôi xin lần lượt giới thiệu các thủ thuật đối với bảng
tính.
Thủ
thuật 1: Mở nhiều bảng tính khác nhau
Trong quá trình làm
việc trên bảng tính excel 2007, đôi
khi ta cần mở đồng thời nhiều bảng tính để xem xét và chỉnh sửa trên các bảng
tính đó. Chúng ta dùng thủ thuật sau:
Trong Thẻ View –>Chọn Arrange All –> Sau đó có 1 hộp thoại mở ra.
Trong đó có các lựa
chọn:
“Vertical”: 2 cửa sổ sẽ được đặt
cạnh nhau, giống như khi bạn canh chúng về phía bên trái và bên phải màn hình
“Tiled”: Trong trường hợp bạn
mở 2 bảng tính, “Tiled” sẽ
hoạt động giống “Vertical”, đặt 2 bảng tính về 2 bên trái, phải
của màn hình như hình dưới đây:
Thủ thuật 2: Giấu bảng tính Excel
Trong
công việc văn phòng, nếu bạn cần giấu một bảng tính trong tài liệu Excel mà
không muốn người khác dùng lệnh Format > Sheet > Unhide để xem lại bảng
tính.
Trong bảng tính cần
được bảo mật, nhấn ALT+F11 để mở cửa
sổ Microsoft Visual Basic ra. Trong cửa sổ Project
- VBA Project, nhắp đúp vào VBA
Project, tiếp tục nhắp đúp vào Microsoft
Excel Objects để mở các bảng tính trong tài liệu sau đó rồi chọn bảng tính
mà bạn muốn giấu -> rồi nhấn F4.
Trong tùy chọn Visible bạn nhắp vào dấu tam giác chọn 2-xlSheetVeryHidden, cuối cùng đóng Microsoft Visual Basic này lại và xem kết quả thế nào.
Khi nào muốn bảng
tính hiện ra trở lại, thì bạn chỉ cần thực hiện lại các thao tác trên và chọn
-1-xlSheetVisible là được.
Thủ
thuật 3: Trích
xuất nội dung thành dạng ảnh
Bạn
có một biểu đồ trên Excel hoặc một bảng số liệu cần trích xuất ra ngoài theo
dạng ảnh để dán lên các tệp văn bản, tải lên mạng hoặc chia sẻ qua email? Hãy
dùng chuột quét khối vùng cần trích xuất, sau đó nhấp vào mũi tên bên dưới biểu
tượng Paste, chọn As Picture/Copy As
Picture. Trong hộp thoại Copy Picture bạn chọn “As Shown on Screen”, nhấp OK,
sau đó bạn có thể dán (Ctrl+V) vào các trình chỉnh sửa ảnh hoặc một văn bản nào
đó.
Thủ thuật 4: Cập nhật số liệu thủ công
Theo
mặc định, khi bạn muốn thay đổi một số liệu nào đó trong bảng tính thì các số
liệu có liên quan cũng sẽ tự động thay đổi theo.
Đây là một tính năng rất hữu ích của Excel giúp cho bảng tính luôn được cập
nhật. Nhưng đối với những bảng tính “khổng lồ” với hàng ngàn số liệu, việc cập
nhật ngay khi vừa nhập liệu sẽ tốn nhiều thời gian, trong khi bạn vẫn còn phải
nhập thêm hàng loạt số liệu khác.
Để tắt tính năng tự động cập nhật, bạn hãy vào Tab Formulas, sau đó click vào calculation
options>manual. Về sau, khi bạn thay đổi xong các số liệu cần thiết thì
chỉ việc nhấn F9 để Excel muốn cập nhật lại các số liệu có liên quan.
Thủ thuật 5: Thêm chú thích
vào trong công thức
Công thức N() cho phép bạn thêm một chú thích trực
tiếp vào bên trong một ô bảng tính. Để sử dụng chức năng này bạn chỉ cần thêm
một dấu cộng (+) vào cuối của công thức chính và sau đó nhập vào một chuỗi văn
bản chú thích vào trong dấu ngoặc kép bên trong dấu ngoặc đơn.
Ví
dụ: Khi
bạn thêm công thức N(“Trích
ra 2 ký tự từ ký tự thứ 3 trong Mã Số Nhân Viên”) vào ngay sau công thức của hàm
MID, thì kết quả vẫn không hề thay đổi, và khi
bạn nhấp chuột tới ô kết quả F3, bạn sẽ nhìn thấy chú thích của hàm MID trong trường
hợp này trên ô Công thức.
Thủ thuật 6: Làm một dòng (cột) luôn
xuất hiện trên các dòng (cột) khác: giả sử
trong danh sách bạn tạo một dòng đề mục có nội dung là Số thứ tự, Tên hàng, Mã
hàng… và lần lượt nhập nội dung vào các cột tương ứng. Nếu danh sách này quá
dài và khi bạn kéo xuống dòng 10, 11… thì dòng đề mục sẽ biến mất và mỗi khi
bạn cần tra cứu dòng đề mục này lại phải kéo danh sách lên rất tốn thời gian.
Thủ thuật này sẽ giúp bạn.
-
Bạn bấm chọn toàn bộ dòng hoặc cột cần được luôn xuất hiện rồi chuyển qua Ribbon View, bạn bấm vào nút Freeze Panes và chọn một trong các mục:
+
Freeze Panes: làm cho dòng, cột bạn chọn luôn xuất hiện dù bạn kéo bản tính đến
đâu, với lựa chọn này bạn cần phải chọn chính xác dòng hoặc cột.
+ Freeze Top Row: làm cho dòng cao nhất trong bản tính luôn xuất hiện
+ Freeze Firtst Column: làm cho cột đầu tiên trong bản tính luôn xuất hiện.
Thủ
thuật 7: In cả đường kẻ trong bảng tính
Excel
Thông
thường, khi bạn in một bảo tính Excel ra giấy thì chỉ thấy các giá trị có trong
ô mà không hề thấy đường kẻ đâu cả, muốn thấy đường kẻ bạn buộc phải chọn màu
cho nó. Nếu muốn mặc định luôn in ra đường kẻ thì bạn làm theo cách sau:
- Chuyển qua Ribbon Page Layout và
vào bấm vào nút Page Setup Dialog Box
Launcher (nút mũi tên rất nhỏ bên phải chữ Page Setup).
-
Trong cửa sổ Page Setup hiện ra bạn chuyển qua thẻ Sheet, tại mục Print bạn đánh
dấu chọn vào Gridlines rồi bấm OK.
-
Cũng có một cách đơn giản hơn, đó là tại thẻ Page Layout, tại phần Gridlines của mục Sheet Options bạn đánh dấu
chọn chữ tại Print.
Comments[ 0 ]
Đăng nhận xét