Ở 3 bài trước, chúng tôi đã có dịp chia sẻ với các bạn những thủ thuật trong word 2007. Trong bài viết này, những thủ thuật thú vị trong phiên bản Microsoft Word này tiếp tục được chúng tôi cung cấp.

1.  Tạo nhanh một hoặc nhiều dòng ngẫu nhiên

Nhằm phục vụ cho việc tạo ra một dòng, một trang hay nhiều trang trong word để có thể kiểm tra việc in ấn dễ dàng. Chúng ta có thể nhập vào dòng công thức sau: =lorem() thì mặc định với 3 đoạn, 6 dòng hoặc =lorem(số đoạn cần in ra, số dòng trên mỗi đoạn). Bên cạnh đó bạn có thể dùng lệnh rank với cú pháp tương tự như lệnh lorem.

2.  Tạo bảng bằng phím

Bằng sự kết hợp giữa phím “+” và “–”, phím Enter và phím Tab trên bàn phím, chúng ta có thể dễ dàng và nhanh chóng tạo ra các bảng tính. Giả sử, bạn cần tạo một bảng tính 4 cột và có 4 dòng, bạn thực hiện như sau: Đầu tiên bạn nhấn +—-+—-+————-+———+ sau đó nhấn Enter ở cuối dòng. Một bảng tính được xuất hiện, tiếp theo, bạn đặt con trỏ chuột ở cột cuối cùng và nhấn Tab, một dòng mới sẽ xuất hiện. Độ rộng của bảng tính chính bằng số dấu “-” mà bạn đã nhấn lúc tạo bảng. Tuy nhiên bạn có thể thay đổi độ rộng này khi nhập liệu.

3.  Tạo đường kẻ

Để tạo nhanh các đường kẽ ngang của một trang tài liệu, bạn chỉ cần sử dụng các phím đặc biệt có trên bàn phím. Các phím -, =, *, #,~ khi được nhấn tương ứng từ 3 phím mỗi loại trở lên sẽ tạo ra đường kẻ đơn, đôi, ba, đường chấm đứt nét và đường dzíc dzắc. Khi đó bạn không cần phải vào danh mục trên Ribbon để thực hiện. Ví dụ để tạo đường kẽ đôi, bạn chỉ cần nhấn === và nhấn enter là xong.

4.  Di chuyển nhanh trong bảng tính

Để di chuyển giữa các dòng trong bảng tính được nhanh chóng, bạn đặt con trỏ đúng vào dòng cần di chuyển và nhấn tổ hợp phím Alt + Shift + và mũi tên lên/xuống.

5.  Bỏ tính năng tự động SuperScript

Thông thường, khi bạn gõ vào ngày theo kiểu anh hoặc những ký tự tương tự như 1st, 2nd,…,7th,…thì Word sẽ tự động SuperScript ký tự đó thành 1st, 2nd, …,7th,….Nếu bạn không muốn vậy, sau khi gõ xong mỗi cụm ký tự, bạn nhấn Ctrl +Z để Word bỏ áp dụng thiết đặt đối với cụm ký tự đó. Nếu bạn muốn áp dụng đối với toàn bộ các cụm ký tự cho văn bản thì bạn hãy vào biểu tượng Office ở góc trên – bên trái, sau đó chọn Word Options. Tiếp theo bạn chọn mục Proofing và chọn AutoCorrect Options. Trong cửa sổ AutoCorrect bạn chọn tab AutoFormat As You Type và check bỏ mục chọn Ordials(1st) with superscript như hình.

6.  Copy định dạng bảng tính

Bạn vừa định dạng một ô trong bảng tính và có nhiều ô cần bạn định dạng giống như vậy. Bạn có thể di chuyển chuột để sử dụng chức năng Format Painter, nhưng điều đó sẽ tốn nhiều thời gian. Hãy định dạng một ô trong số những ô bạn cần định dạng và di chuyển chuột đến một vị trí cần sao chép định dạng, quét khối ô này và nhấn F4. Thế là định dạng mới sẽ được thiết đặt.

7.  Tô khối nhanh một cột trong bảng tính

Nếu bạn muốn quét khối nhanh một cột trong một bảng tính với nhiều dòng, bạn chỉ cần nhấn giữ phím Shift và sau đó click vào vị trí bất kỳ nào đó trên cột cần thao tác là xong.

....

2 phần trước, chúng tôi đã giới thiệu với các bạn những thủ thuật cơ bản của MS Word 2007. Tuy nhiên đó chưa phải là tất cả, MS Word luôn là một kho tàng tính năng đòi hỏi chúng ta cần tìm tòi, khám phá.

Xem thêm: Thủ thuật MS Word 2007 - Phần 1 và Thủ thuật MS Word 2007 - Phần 2

1.    Sử dụng tính năng chuyển ngữ

Giống như các phiên bản trước, trong Word 2007 cũng có tính năng chuyển ngữ (Translate) hỗ trợ các ngôn ngữ: Á Rập, Trung Quốc, Hà Lan, Anh, Pháp, Đức, Hy Lạp, Ý, Tây Ban Nha, Bồ Đào Nha, Nhật, Hàn Quốc, Nga, Thụy Điển… rất hữu ích đối với các bạn muốn tra chéo từ của các ngôn ngữ này. Để sử dụng tính năng Translate, bạn làm như sau:

Bạn mở thẻ Review rồi chọn Translate trong nhóm công cụ Proofing hay bấm phím phải chuột trên tài liệu rồi chọn Translate trong menu ngữ cảnh (nếu bạn chưa cài tính năng này vào ổ đĩa cứng thì bạn phải đưa đĩa cài đặt Office2007 vào để cài bổ sung).

Sau đó, bên phải cửa sổ soạn thảo sẽ xuất hiện khung Research với các tùy chọn sau:

- Bạn bấm vào liên kết Translation options để chọn các từ điển cần dùng trên máy hay sử dụng các từ điển trực tuyến (kết quả được hiển thị trong trang Web WorldLingo).

- Bạn chọn ngôn ngữ gốc tại ô From, chọn ngôn ngữ đích tại ô To.

- Để chuyển ngữ từ nào, bạn bấm phím Alt đồng thời bấm chuột vào từ đó. Kết quả sẽ hiển thị tại mục Bilingual Dictionary trong khung Research (bên dưới mục Translation).

- Bạn có thể chọn nhiều từ rồi làm như trên để chuyển ngữ đồng loạt, mỗi từ sẽ là một mục riêng trong phần kết quả.

- Để chuyển ngữ toàn bộ tài liệu, bạn bấm vào nút mũi tên màu xanh bên cạnh dòng chữ Translate the wholedocument. Kết quả sẽ được hiển thị trong trình duyệt của bạn (trang Web WorldLingo).

Sử dụng tính năng chuyển ngữ

2.    Loại bỏ định dạng

Bạn có một văn bản đã định dạng nhưng bây giờ bạn muốn hủy bỏ tất cà định dạng cũ để định dạng lại từ đầu. Cách làm như sau: bôi đen đoạn văn bản cần loại bỏ rồi nhấn tổ hợp phím Ctrl+Spacebar (phím gõ dấu cách).

3.    Hiệu chỉnh bảng (Table)

Khi bạn dùng chuột kéo các đường biên của cột để thay đổi khoảng cách giữa các cột (thu hẹp hoặc nới rộng) trong bảng thì cột phía trước hoặc sau sẽ bị ảnh hưởng ngược lại. Để thay đổi kích thức 1 cột mà không làm ảnh hưởng đến các cột khác, bạn nên bấm và giữ phím Shift trong khi kéo chuột.

4.    Ẩn hình ảnh có trong văn bản

Khi bạn mở một file văn bản dài và có nhiều hình ảnh chất lượng cao, Word 2007 sẽ nạp file này rất lâu và cập nhật màn hình khá chậm khi bạn cuộn lên hay xuống. Nếu không cần phải xử lý hình ảnh, bạn có thể tạm thời ẩn chúng đi để tăng tốc độ đáp ứng của Word. Cách làm cụ thể như sau:

- Bạn bấm chuột lên nút Office ở góc trên bên trái cửa sổ Word rồi chọn Word Options.

- Trong hộp thoại Word Options, bạn chọn mục Advanced trong cột bên trái rồi trong khung bên phải, bạn cuộn xuống đến phần Show document content để đánh dấu chọn mục Show picture placeholders. 

Ẩn hình ảnh có trong văn bản

Kể từ lúc này, Word không hiển thị hình ảnh nửa mà thay vào đó là một khung chữ nhật ngay tại vị trí của hình.

Khi nào muốn cho hiển thị hình trở lại, bạn chỉ cần bỏ chọn mục này là xong.

Xem thêm: Các thủ thuật khác về Microsoft Office

....

Chúng tôi đã có dịp giới thiệu với các bạn 7 thủ thuật đơn giản cho Word 2007 tại Thủ thuật MS Word 2007 - Phần 1 . Ở phần này chúng tôi tiếp tục chia sẻ với các bạn những thủ thuật không kém phần thú vị khác!

 

1. Thiết lập mặc định kiểu font chữ:

Nếu bạn thường xuyên sử dụng một kiểu phông chữ (font) nào đó , như loại Font, kích thước, màu sắc... thì có thể cố định những xác lập này thành mặc định. Nhờ đó, mỗi lần khởi động Word hay tạo một tài liệu mới, bạn không mất công thiết đặt lại.

Để làm điều này, bạn hãy vào menu home, chọn mục font có hình mũi tên nhỏ bên phải. 

Sau đó , bạn chọn những xác lập muốn trở thành mặc định trong cửa sổ Font>nhấn nút Default>ok. Một hộp cảnh báo hiện ra cho biết những loại phông chữ nào sẽ trở thành mặc định. Nếu đồng ý với những thay đổi thì nhấn nút Yes, rồi đóng và khởi động lại Word để xác lập có hiệu lực.

2. Thay đổi kích thước chữ nhanh chóng

Thông thường, để thay đổi kích thước phông chữ cho văn bản, bạn phải chọn văn bản đó rồi nhấp chọn hoặc gõ giá trị vào ô Font Size trong thanh Menu Home.

Tuy nhiên, bạn vẫn có thể thực hiện điều đó nhanh hơn bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + ] để tăng hoặc Ctrl + [ để giảm từng giá trị một kích thước phông chữ cho văn bản được chọn.

 

3. Thanh Menu quá khổ  

Bạn rất bực mình vì word 2007 có thanh menu quá to chiếm hết chổ để bạn đọc tài liệu, bạn đừng lo lắng và bực mình nó nữa, hãy làm cho nó nhỏ lại 1 cách bất ngờ bằng cách nhấp đôi vào 1 thanh menu nào đó bất kỳ, lập lại lần nữa nó sẽ to lên

 

4. Bỏ những “con giun” dưới văn bản

Thật ra, những “con giun” lăng quăng xuất hiện bên dưới văn bản (thường chỉ xuất hiện dưới văn bản tiếng Việt) không phải lỗi của Word mà là một tính năng rất hay và rất hữu dụng đối với người... nước ngoài, vì đó chính là tính năng kiểm tra lỗi chính tả , văn phạm tiếng Anh (hoặc một ngôn ngữ khác bạn chọn và được Word hỗ trợ ). Nếu bạn là người “nước trong” không gõ văn bản nước ngoài thì tốt nhất nên bỏ tính năng này đi để khỏi... rối mắt, bằng cách dùng “thuốc đặc trị”: vào Office button, chọn word Options, trong cửa sổ Options nhấp chọn proffing rồi xóa dấu chọn hai mục “Check spelling as you type” và “Check grammar as you type” đi, cuối cùng nhấn OK.

 

 

5. Khắc phục hiện tượng lệch dấu trên kí tự in hoa

Khi sử dụng các phông chữ tiếng Việt (như ABC, VNI...), bạn thường gặp hiện tượng dấu trên ký tự in hoa đầu câu bị lệch sang bên phải và nằm đè lên cả đầu ký tự làm cho văn bản hiển thị không thẩm mỹ . Để khắc phục, bạn cần vào Office button  chọn Word Options, trong cửa sổ Options nhấp chọn proffing chọn mục AutoCorrect Options, trong cửa sổ AutoCorrect, bạn xóa dấu chọn “Correct TWo INitial CApitals” rồi nhấn nút OK là mọi thứ lại đâu vào đấy ngay.

 

6. Hiện toàn thanh công cụ

Trước tiên hãy vào Office button, chọn Word Options, chọn mục Customize, tại cửa sổ Customize chọn công cụ cần > nhấn add > ok

 

7. Bỏ liên kết không mời mà đến

Khi soạn thảo văn bản, nhiều khi bạn cần phải nhập vào một địa chỉ Web hoặc địa chỉ e-mail, thế nhưng Word lại “tài lanh” biến nội dung ấy thành liên kết để khi bạn giữ phím Ctrl và nhấp chuột trái vào thì liên kết được gọi thi hành (khác với liên kết trong trang Web chỉ cần nhấp trái). Đây là tính năng hay thì hay thiệt nhưng hơi... phiền. Vì thế nếu không thích, bạn có thể tắt nó đi bằng cách vào vào Office button, chọn Word Options, trong cửa sổ Options nhấp chọn proffing chọn mục “AutoCorrect Options”, trong cửa sổ AutoCorrect bạn tiếp tục chọn thẻ AutoFormat As You Type, bây giờ xóa dấu mục “Internet and network paths with hyperlinks”. Tiếp đến nhấn OK.

 

8. Tạo đường viền bao quanh trang văn bản

Khi soạn thảo xong văn bản, bạn muốn trang trí cho trang giấy bằng đường viền bao xung quanh à? Dễ thôi, bạn hãy vào menu Page layout, chọn page borders, tại cửa sổ Borders and Shadings, bạn nhấp chọn thẻ Page Border.

Bây giờ nhìn xuống dưới mục Art rồi chọn một trong các đường viền sẵn có trong đó, trong apply to: chọn this section- this page one, tiếp theo nhìn vào khung Preview xem có đạt yêu cầu không, nếu được rồi thì nhấn nút OK.

 

9. Chức năng soạn công chức Equation ở đâu?

Rất năng động so với Word 2003, thanh equation rất dễ sử dụng chỉ cần chọn menu insert chọn equation

 

10. In trên hai mặt giấy

Để tiết kiệm giấy và nhất là khi in tài liệu cho riêng mình, bạn có thể cần in trên hai mặt giấy. Bạn hãy làm như sau: trước tiên, bạn mở tài liệu cần in lên, vào Office button, chọn print, tiếp theo tại cửa sổ Print chọn All trong vùng Page range, chọn Document trong danh sách thả xuống Print what, bạn chọn Odd pages trong danh sách thả xuống Print để in tất cả những trang lẻ trước, rồi cho in bằng cách nhấn nút OK. Tiếp theo sẽ đến phần in trang chẵn, sau khi đã có được bản in một mặt của tất cả trang lẻ, bạn xếp ngược giấy lại theo thứ tự số trang (tốt nhất bạn nên in thử một vài trang để “rút kinh nghiệm”) rồi đưa trở lại vào máy in.

Kế đó làm tương tự nhưng bạn chọn Even pages trong danh sách thả xuống

Print để in tất cả những trang chẵn, rồi cho in bằng nút OK.

....

Phần mềm Microsoft Word là phần mềm soạn thảo văn bản phổ biến nhất hiện nay. Mặc dù đã khá quen thuộc với dân văn phòng nhưng nhiều người vẫn chưa khám phá hết những khả năng “phi thường” nhưng vô cùng đơn giản mà Microsoft Word mang lại. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu các bạn những kĩ thủ thuật khá đơn giản trên Word 7 mà rất có thể đó lại là điều lạ lẫm với bạn.

1.  Cấu hình các tùy chọn dán

Khi bạn copy một đoạn văn bản từ một nguồn khác vào một văn bản Word, phần mềm này sẽ tự động giữ lại định dạng gốc của văn bản đó hoặc cung cấp cho bạn các tùy chọn để định dạng nó cho phù hợp với văn bản hiện có trên MS Word.

Để tùy biến được tính năng này, trong MS Word 2007, bạn click vào nút Office (góc trên bên trái) và chọn More Commands…, duyệt tới thẻ Advanced, trong vùng Cut, copy and paste, bạn hãy tích vào ô Show Paste Options buttons nếu muốn MS Word cung cấp các tùy chọn định dạng khi sao chép một đoạn văn bản, hoặc bỏ tích nếu không muốn hiện ra các tùy chọn này.

Trong bốn menu đổ xuống, bạn có thể chọn Keep Source Formating nếu muốn giữ định dạng gốc của đoạn văn bản bạn vừa sao chép, hoặc tự động thay đổi dịnh dạng cho phù hợp với văn bản hiện tại.

2.  Thay đổi định dạng từ Justify sang full-justification

Khi định dạng Justify được áp dụng cho toàn bộ một đoạn văn bản, MS Word sẽ tự động canh chữ sang hai bên trái và phải bằng cách tăng khoảng cách giữa các từ trên một dòng. Và nhược điểm thường thấy của cách làm này đó là để lại những khoảng trống lớn giữa các từ gây mất thẩm mỹ.

Để việc canh Justify được đẹp hơn, ta nên dùng tính năng full-justification. Bạn hãy nhấp vào nút Office, chọn More Commands…, sau đó nhấp vào Advanced, kéo xuống dưới cùng và click vào dấu “+” trước dòng chữ Layout Options, sau đó bạn tìm đến dòng Do Full Justification The Way WordPerfect 6.x For Windows Does, sau đó click OK để hoàn tất.

3.Tự động cách khoảng

Trong soạn thảo văn bản, người dùng thường dùng phím space hoặc canh Tab để đẩy dòng đầu tiên của một đoạn văn bản lùi vào so với các dòng còn lại gọi là cách khoảng đầu dòng (còn có một dạng cách khoảng khác ít dùng hơn đó là cách khoảng tất cả các dòng trừ dòng đầu tiên).

Nhược điểm của cách làm trên là đôi khi các khoảng cách không được đều nhau. Nếu bạn muốn MS Word tự động cách khoảng với một khoảng trống định sẵn, bạn hãy dùng tính năng indentation. Đầu tiên bạn bôi đen vùng văn bản cần thao tác, sau đó vào thẻ Home, click chọn vào mũi tên (góc dưới bên phải) của vùng công cụ Paragraph.

Trong vùng tùy chọn indentation, ở menu Special bạn có thể chọn First line (cách khoảng đầu dòng) nếu muốn lùi dòng đầu tiên hoặc chọn Hanging nếu muốn lùi dòng tất cả trừ dòng đầu tiên

4. Đánh số trang

Việc đánh số trang không còn xa lạ gì với phần lớn người dùng MS Word, thế nhưng có một vấn đề đó là một số văn bản không yêu cầu đánh số trang ở những trang đầu tiên vì lý do thẩm mỹ. Bạn cần phải chỉnh lại tính năng đánh số để phù hợp với yêu cầu này.

Đầu tiên bạn vào Page layout, sau đó click chọn vào mũi tên nằm ở góc dưới bên phải của khung Page Setup, chọn thẻ Page layout và tích vào ô Different first page.

5. Sao lưu thanh công cụ Quick Access

Thanh truy cập nhanh (Quick Access) như đã nói ở trên đó là môt menu chứa những lệnh thường dùng. Nếu bạn đã mất nhiều thời gian để tùy chỉnh thanh công cụ Quick Access, hãy sao lưu lại phòng khi cài lại hệ điều hành bạn không phải làm lại thanh công cụ này. Hoặc đơn giản là bạn có thể mang thanh công cụ đã tạo trên máy tính của bạn sang máy tính của cơ quan có cài đặt MS Word 2007.

Trong Window XP, bạn vào đường dẫn C: \ Documents and Settings \ [tên máy tính hoặc người dùng] Settings \ Local \ Application Data \ Microsoft \ Office, trong Window Vista và Window 7 bạn vào đường dẫn C: \ Users \ [tên máy tính hoặc người dùng] \ AppData \ Local \ Microsoft \ Office. Tại đây bạn sẽ tìm thấy một tập tin tên Word.qat, bạn có thể copy nó vào một nơi khác để sao lưu hoặc sử dụng cho các máy tính khác.

6.Hủy bỏ định dạng

Tổ hợp phím nóng để bạn trả về định dạng font và cỡ chữ mặc định là Ctrl+ Space. Nếu định dạng ban đầu có áp dụng style, bạn hãy dùng tổ hợp phím Ctrl + Shitf + N để đưa đoạn văn bản về định dạng mặc định (thường là font Times News Roman và cỡ chữ 12).

7.Điều chỉnh khoảng cách các chữ cái trên tiêu đề

Vì lý do thẩm mỹ, tiêu đề thường chỉ nằm trên một dòng duy nhất mà không kéo dài sang dòng thứ hai. Với những tiêu đề quá dài, bạn phải co chữ lại bằng cách vào thẻ Home, click vào mũi tên bên dưới góc phải của khung Font, chọn Character Spacing và “gia giảm” tỉ lệ này sao cho hợp lý nhất

8.  So sánh các văn bản

So sánh hai văn bản

Có nhiều lý do dẫn đến nhu cầu so sánh giữa hai văn bản, MS Word cung cấp các tùy chọn để mở hai file văn bản cạnh nhau cho mục đích này (và nó là chức năng của chính MS Word chứ không phải Aero Snap của Window 7).

Để dùng tính năng này, đầu tiên bạn phải mở hai tập tin văn bản bằng MS Word, sau đó click vào thẻ View, trong khung Window bạn chọn View Side by Side. Bạn cũng có thể chọn thêm Synchronous Scrolling để khi bạn cuộn chuột, thanh cuộn của cả hai văn bản sẽ cùng trượt theo giúp việc so sánh được thuận tiện hơn.

9. Di chuyển nhiều đối tượng bằng Spike

Khi soạn thảo, động tác cắt, dán là những thao tác thường dùng nhất. Thế nhưng bộ nhớ đệm thường chỉ nhớ được một đối tượng văn bản. Trong MS Word 2007 có một tính năng ít được biết đến, tính năng này giúp bộ nhớ đệm nhớ được nhiều đối tượng văn bản và bạn có thể lựa chọn một trong các đối tượng văn bản đó để dán vào văn bản hiện hành.

Đầu tiên bạn chọn một đối tượng văn bản cần di chuyển và nhấn Ctrl+F3 (bạn có thể lặp lại thao tác này cho các đối tượng cần di chuyển khác để thêm nó vào danh sách của Spike). Sau đó bạn chỉ cần nhấn tổ hợp phím Ctrl+Shift+F3 để gọi lại danh sách này và dán nó vào vị trí mong muốn.

Cách làm này sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian hơn thao tác cắt dán thông thường khi bạn muốn di chuyển nhiều đối tượng văn bản cùng một lúc.

Nguồn : Thủ thuật word 2007 LMT Việt Nam

....