LMT Group - Chia sẻ để thành công !: MS Excel 2007

Tìm hiểu các hàm liên quan đến ngày tháng trong Excel 2007

10:56 |
Các công thức tính là đặc điểm nổi bật của Excel. Tuy nhiên có những công thức khá đơn giản nhưng không phải ai cũng biết. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ với các bạn các công thức liên quan đến ngày tháng trong Excel 2007. Chắc chắn có nhiều điều mới lạ mà các bạn chưa biết đấy!

Ngày liên quan đến Excel như thế nào?




Có một sự khác biệt giữa ngày có nghĩa gì với bạn và ngày có nghĩa như thế nào đối với Excel. Với bạn 8/22/2010 là tháng, ngày và năm, còn với Excel, 8/22/2010 là một dãy số 40412. Chính vì vậy bạn cần phải hiểu cách nhập ngày tháng như thế nào để Excel có thể hiểu được, chuyện này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian.

Calendar (Lịch) của Excel bắt đầu từ năm 1900  


Thỉnh thoảng Excel không thể tính toán kết quả vì công thức bị lỗi. Sau đây là 3 lỗi thường gặp nhất:


Ngày tháng lưu trữ trong Excel là một dãy số bắt đầu bằng 1 đại diện cho ngày 1 tháng 1 năm 1900, đó chính là ngày lịch của Excel bắt đầu. Và mỗi ngày Excel cộng thêm một con số. Chẳng hạn như ngày 2 tháng 1 năm 1900 tương đương với số 2. Điều này có nghĩa là khi bạn nhập 8/22/2010, thì Excel lưu trữ là 40412 hoặc 40411 ngày kể từ ngày 1 tháng 1 năm 1900. 

Excel nhận diện ngày tháng như thế nào?




1. Chọn Date trong Category

2. Chọn cách thể hiện ngày tháng trong Type.

Khi nhập 8/22/2010, 22-Aug-2010, hoặc August 22, 2010, Excel sẽ lưu trữ dãy số 40412. Chỉ trong trường hợp bạn chọn format mà Excel không nhận ra ngày như August-22,2010 hoặc 8,22,10, Excel sẽ lưu trữ dưới dạng text, chứ không phải lưu trữ dưới dạng dãy số.  

Tính toán ngày tháng bằng cách sử dụng công thức


          Hàm                              Tìm kiếm

NETWORKDAYS    Số lượng ngày làm việc giữa hai thời điểm

WORKDAY              Tìm thời điểm sau một số ngày làm việc và xác định thời gian bắt đầu

DATE                        Tìm một thời điểm sau một số tháng

TODAY                     Tìm thời điểm sau một số năm, một số tháng và một số ngày


Để thực hiện phép tính số học trong Excel, cần thiết phải sử dụng công thức. Trong phần này bạn sẽ được hướng dẫn những công thức đơn giản để tính toán số ngày giữa hai thời điểm và bạn cũng sẽ hiểu tại sao nó rất quan trọng trong việc nhập ngày tháng mà Excel có thể hiểu được. Bạn cũng sẽ được hướng dẫn tìm hiểu những công thức để giải những thuật toán như tìm hiểu bạn đã sống được bao nhiêu ngày.

Cách tìm ra số ngày giữa hai thời điểm 




1. Công thức trong bảng tính. 

2. Kết quả của công thức. 

3. Công thức trong thanh Fomular.  

Ví dụ rằng hôm nay là ngày 9 tháng 6 năm 2010 và kỳ nghỉ của bạn bắt đầu từ ngày 21 tháng 8 năm 2010 và bạn muốn tìm hiểu còn bao nhiêu ngày nữa đến kỳ nghỉ. Để tính toán điều này bạn nhập công thức như sau: “=A3-A2”. Kết quả là 73 ngày giữa hai thời điểm. Excel hiểu được giá trị của ô A2 và A3. Trong ô A2 có giá trị là 40411 (6/9/2010) và ô A3 có giá trị là 40338. Lấy ô A3 trừ ô A2 thì bằng 73. 

Chú ý rằng dấu bằng (=) trong Excel có nghĩa là công thức, dấu trừ (-) có nghĩa là trừ đi một giá trị và ô A3, A2 là những ô có giá trị liên quan.  

Cách tính ngày làm việc giữa hai thời điểm 




1. Công thức trong bảng tính.

2. Kết quả của công thức.

3. Công thức trong thanh Fomular.  

Tính ngày làm việc (Thứ Hai đến thứ Sáu) giữa hai thời điểm không thể thực hiện bằng phép tính đơn giản, mà nó cần có một công thức tính đó là NETWORKDAYS. Lấy lại ví dụ hôm nay là ngày 9 tháng 6 năm 2010 và kỳ nghỉ của bạn bắt đầu từ ngày 21 tháng 8 năm 2010 và bạn muốn tìm hiểu còn bao nhiêu ngày làm việc nữa mới đến kỳ nghỉ. Bạn có thể nhập công thức “=NETWORKDAYS(A2,A3)”. Kết quả ra là còn 53 ngày làm việc nữa mới đến kỳ nghỉ hè.

Tìm kiếm ngày sau một số ngày làm việc 




1. Công thức trong bảng tính. 

2. Kết quả của công thức. 

3. Công thức trong thanh Fomular. 

Giả sử bạn cần tìm ra một ngày chẳng hạn như ngày hoàn thành dự án sau một số ngày làm việc (Thứ Hai đến thứ Sáu), điều này thật dễ dàng với công thức WORKDAY. Giả sử bạn ước tính khoảng 80 ngày làm việc để hoàn thành và dự án bắt đầu từ ngày 31 tháng 12 năm 2010 (12/31/2010) và bạn muốn biết ngày kết thúc dự án. Trước tiên bạn phải nhập thông tin vào ô A2 và ô A3 như hình trên, kế tiếp bạn nhập thông tin về những ngày nghỉ, mỗi ngày nghỉ là một ô và sau đó nhập công thức “=WORKDAY(A2,A3,A4:A6)” vào một ô trống.  

Dự án sẽ hoàn thành trước ngày 22 tháng 4 năm 2011 (4/22/2011). Excel cộng 80 ngày làm việc (ô A3) và tự động trừ ngày cuối tuần cũng như ngày nghỉ trong khoảng thời gian ở ô A4:A6. 

Tìm một thời điểm sau một số tháng 




1. Công thức trong bảng tính. 

2. Kết quả của công thức.

3. Công thức trong thanh Fomular. 

Chẳng hạn bạn có 25 tháng để hoàn thành dự án từ ngày 9 tháng 6 năm 2011 (6/9/2011) và bạn cần tìm ra ngày kết thúc dự án. Bạn có thể sử dụng DATE, hàm này có ba đối số gồm năm, tháng và ngày.  

Ví dụ 25 trong ô B2 và bạn nhập công thức trong ô A4 “=DATE(2011,6+B2,9)”. 2011là đối số năm, 6 công một giá trị trong B2 là đối số tháng và 9 là đối số ngày, dấu phẩy (,) chia cách các đối số và dấu ngoặc đơn “()” dùng để mở và đóng các đối số. Kết quả là dự án sẽ kết thúc vào ngày 9 tháng 7 năm 2013 (7/9/2013) 

Tìm thời điểm sau một số năm, một số tháng và một số ngày 




1. Công thức trong bảng tính. 

2. Kết quả của công thức. 

3. Công thức trong thanh Fomular.

Hãy tưởng tượng rằng bạn được giao một năm bảy tháng và 15 ngày để hoàn thành dự án và bạn cần tìm ngày kết thúc dự án. Hàm DATE phù hợp với yêu cầu này, bạn hãy nhập công thức “=DATE(2011+B2,6+B3,9+B4)” vào ô A6 như hình minh họa trên. 2011 cộng một giá trị trong ô B2 là đối số năm, 6 cộng một giá trị trong ô B3 là đối số tháng, 9 cộng một giá trị trong ô B4 là đối số ngày, dấu phẩy (,) chia cách các đối số và dấu ngoặc đơn “()” dùng để mở và đóng các đối số. Kết quả dự án kết thúc vào ngày 24 tháng 1 năm 2013.

Bạn có thể tìm hiểu thêm về các tính năng khác của Excel 2007 tại Những tính năng mới trong Microsoft Excel 2007.
....

Mẹo sửa một số lỗi thường gặp trong Excel 2007

08:30 |
Excel 2007 chưa phải là phiên bản hoàn hảo nhất trong phần mềm tin học văn phòng Microsoft Office, vì thế khi làm việc với bảng tính Excel 2007, đôi khi bạn sẽ gặp những lỗi nhỏ nhưng nó có thể khiến bạn mất khá nhiều thời gian, công sức. Khi đó bạn cần trang bị cho mình một số kiến thức về thủ thuật với Excel 2007 đủ dùng để giải quyết những rắc rồi này, hoặc bạn cũng có thể lên Google tìm đọc các bài viết về thủ thuật công nghệ máy tính để tìm hiểu về các lỗi có thể gặp với phần mềm văn phòng. Dưới đây là một số lỗi thường gặp và cách khắc phục để công việc của bạn trở nên dễ dàng, thuận tiện hơn.

1. Không sắp xếp được tên tiếng Việt


Bạn muốn sắp xếp một bảng tên theo thứ tự như trong bảng chữ cái tiếng Việt, thế nhưng Excel 2007 lại kkhông có tính năng sắp xếp tên tiếng Việt. Vì thế để thực hiện được điều này bạn phải cài đặt thêm Add-In.

Có nhiều Add-In đáp ứng được việc này ví dụ như SortTCVN.xla, sau khi tải về bạn giải nén và cần thực hiện tiếp theo hướng dẫn sau: 

Mở Excel, bấm Office Button, chọn Excel Options > Add-Ins, trong phần Manage chọn Go.


Lúc này cửa sổ Add-Ins mở ra, bạn bấm chọn Browse để tìm tới nơi bạn lưu trữ file SortTCVN.xla đã được tải về và bấm đúp vài tên file này. Khi đó trong của sổ Add-In bạn sẽ thấy Tien ich Tieng Viet-TCVN3-Unicode-Vni.


Đóng cửa sổ Excel và mở lại, trên thanh Add-Ins của Excel 2007 bạn sẽ thấy có Add-in với tên gọi Tiện ích tiếng Việt.


Bạn muốn sắp xếp cột nào thì đánh dấu bôi đen cột đó, chọn Add-Ins > Tiện ích Tiếng Việt > Sắp xếp-TCVN là xong.



2. Sheet bị khóa


Nhiều khi bạn nhận được một file Excel nhưng trong đó người gửi đã đặt chế độ khóa bảo vệ trong một số Sheet khiến bạn không thể thay đổi nội dung trong đó. Vậy làm thế nào để có thể bẻ được khóa của các Sheet .

Bạn lưu ý khóa của Sheet chứ không  phải khóa bảo vệ của cả một file (Workbook). Dưới đây là cách đơn giản hơn thông qua tiện ích miễn phí bằng Add-In (như đã nêu ở phần trên).

Sau khi tải về, bạn mở Excel, bấm nút Office Button > Excel Options > Add-Ins > Go. Cửa sổ Add-Ins mở ra, bấm nút Browse… , bấm chọn file này rồi OK liên tục để quay trở lại Excel.

Khi mở lại Excel trên thanh công cụ bạn sẽ thấy một tab mới có tên gọi Straxx với những tính năng như Unprotect sheet, Unprotect workbook và Unprotect all. Nếu như bạn dùng bản miễn phí thì chỉ dùng được tính năng Unprotect sheet.



Bạn chỉ cần mở file Excel mà muốn bẻ khóa Sheet, chọn menu Straxx > Unprotect sheet rồi chờ một lát là thành công.

3. Lỗi xuất hiện dấu # khi gõ chữ


Trong Excel 2007 đôi khi chúng ta gặp những file chỉ thấy xuất hiện dấu # khi gõ nội dung trong một ô mặc dù trên phần công thức vẫn hiển thị nội dung Nguyên nhân là do ô đó bị hỏng định dạng và cần phải thiết lập lại.



Để thực hiện bạn bấm chuột trái 1 lần để chọn ô đó. Ở menu Home  cũng chọn Clear > Clear Format.



Khi đó những kí tự sẽ xuất hiện bình thường nhưng sẽ bị dài ra, vì thế bạn thiết lập lại bằng cách bấm chuột phải vào ô đó chọn Format Cell, chọn tab Alignment, đánh dấu tích vào Shrink to fitWrap text.


4. Không thể chèn thêm hàng hoặc cột mới trong một file Excel


Đôi khi trong khi đang làm việc với một file Excel 2007, bạn đột nhiên không thể  một hàng hoặc cột mới, và có xuất hiện thông báo như hình dưới.



Nguyên nhân là do khi sao chép, thay vì chỉ  copy những dữ liệu cần thiết thì bạn thường copy cả Sheet. Đến một lúc nào đó Sheet đang làm việc của bạn đã bị đầy dữ liệu rác và bạn không thể chèn thêm hàng hoặc cột mới.

Để giải quyết vấn đề này, trong Excel 2007 bạn chọn tab Home > Clear > Clear All.


Có một cách đơn giản hơn là bạn chuyển file đang định dạng kiểu Excel 2007 thành file theo định dạng .XLSX  bằng cách bấm nút Office Button góc trên cùng bên trái, chọn Save As > Excel Workbook.



5. Không muốn cho người khác biết thông tin cá nhân


Nhiều khi bạn gửi File Excel 2007 cho một ai đó nhưng không muốn cho họ biết về thông tin cá nhân trong file được gửi,  vì vậy bạn cần phải gỡ bỏ những thông tin này. Cách thức gỡ bỏ thông tin cá nhân trong file Excel như sau:

- Bạn mở file Excel muốn gỡ bỏ thông tin cá nhân.

- Bấm nút Office Button  
góc trên cùng bên tay phải của màn hình.

- Chọn Prepare > Inspect Document.



- Bấm chọn nút Inspect phía dưới, bạn sẽ thấy xuất hiện phần Document Properties and Personal Information, bấm nút Remove All.


Cuối cùng bạn nhớ lưu file này lại và gửi đi.
....

Hướng dẫn cách nhập công thức trên Excel 2007

18:15 |
Sử dụng công thức tính sau đó tự động cập nhật kết quả là tính năng nổi bật của Excel. Tuy nhiên, với những người mới sử dụng máy tính văn phòng, không phải ai cũng biết những thủ thuật đơn giản này. Dưới đây chúng tôi xin chia sẻ với các bạn những thủ thuật khá cơ bản trong Excel 2007.Tìm hiểu thêm về các thủ thuật Excel 2007 bạn có thể xem thêm tại: Thủ thuật máy tính 

a. Tìm hiểu về công thức Excel 2007



Ví dụ hình trên bạn đang nhìn vào ngân sách chi tiêu gia đình cho phần Entertainment và worksheet ô C6 cồn trống (chi tiêu cho đĩa CD tháng 2) vẫn chưa được nhập. Trong phần này bạn sẽ được hướng dẫn sử dụng Excel để làm những bài toán căn bản bằng những công thức đơn giản.

b.  Bắt đầu với dấu bằng (=)



1. Nhập công thức trong ô C6.
2. Nhấn nút ENTER để xem kết quả.
3. Khi nào bạn click vào ô C6, công thức sẽ xuất hiện trên thanh công thức (formula bar).
Hai đĩa CD được mua trong tháng Hai trị giá là $12.99 và $16.99. Vậy tổng giá trị chi tiêu cho đĩa CD trong tháng hai là hai đĩa CD. Bạn có thể cộng những giá trị này trong Excel bằng cách nhập công thức vào ô C6. 
Những công thức của Excel luôn bắt đầu từ dấu (=). Như vậy công thức của ô C6 là: =12.99+16.99 
Dấu cộng (+) là một thuật toán để Excel cộng thêm giá trị. Nếu bạn tự hỏi làm thế nào để có được kết quả này thì công thức sẽ hiện rõ hơn ở thanh công thức
khi bạn click vào ô C6.
Bạn cũng nên biết các thuật toán của Excel bao gồm dấu cộng (+) dấu trừ (-), dấu nhân (*) và dấu chia (\).

c. Tìm hiểu về công thức tổng giá trị trong một cột (SUM)



Để có kết quả chi tiêu trong tháng 1, click vào ô B7 và sau đó thực hiện các bước sau:
1. Trên tab Home, click nút Sum trong nhóm Editing.
2. Công thức sẽ xuất hiện trọng ô B7.
3. Nhấn ENTER để có kết quả trong ô B7.
4. Click vào ô B7 để hiển thị công thức trên thanh công thức.
Bạn có thể cộng chi tiêu trong tháng Giếng trong ô B7 bằng cách nhấn lệnh Sum 
trong nhóm Editing, trên tab Home, nó sẽ tự động cộng giá trị của một cột. Cách làm này làm cho người dùng đỡ tốn thời gian, thay vì phải nhập công thức. Khi nhấn ENTER kết quả hiện ra trong ô B7 là 95.94. Công thức là =SUM(B3:B6) xuất hiện trên thanh công thức khi bạn click vào ô B7.

d. Nên copy một công thức thay vì tạo ra một công thức mới



1. Dùng chuột kéo phần dưới của ô công thức đến một ô cũng sử dụng cùng một công thức, sau đó thả chuột ra.
2. Nút Auto Fill Options xuất hiện và kết quả cũng hiện ra
Trong một vài trường hợp thì việc copy công thức dễ thực hiện hơn việc tạo ra một công thức mới. Trong ví dụ trên bạn đã được xem qua việc copy công thức tổng cộng chi tiêu trong tháng 1 để ứng dụng tổng cộng chi tiêu cho tháng 2.
Để làm điều này đầu tiên chọn ô công thức B7, sau đó dùng chuột trỏ vào góc bên dưới bên phải của ô B7 đến khi con trỏ trở thành dấu thập màu đen (+). Kế tiếp kéo phần fill handle  
sang ô C7. Khi phần fill handle được thả ra, thì tổng giá trị ô C7 xuất hiện với giá trị 126.93. Công thức xuất hiện trên thanh công thức là =SUM(C3:C6), khi bạn click vào ô C7.

Sau khi copy công thức nút Auto Fill Options 
xuất hiện để bạn có thêm chọn lựa format, nhưng trong trường hợp trên bạn không cần sử dụng chúng. Nút  sẽ biến mất khi bạn click vào một ô khác.

e. Tìm hiểu về cell (ô)


Ô kham khảo                 Giá trị kham khảo
A10                       Ô trong cột A và dòng thứ 10 
A10, A20              Ô A10 và ô A20
A10:A20               Bao gồm các ô trong cột A từ dòng thứ 10 đến dòng thứ 20 
B15:E15                Bao gồm các ô từ dòng 15 từ cột B đến cột E 
A10:E20                Bao gồm các ô trong cột A đến cột E từ dòng thứ 10 đến dòng thứ 20

Việc xác định các ô để dùng vào việc ứng dụng công thức. Excel thường sử dụng cách sử dụng ngắn ngọn như A1 để xác định cột bằng ký tự và dòng là những con số. 

f.  Cập nhật kết quả công thức




Giả sử rằng giá trị 11.97 trong ô C4 bị sai, vì nó phải được cộng thêm 3.99 mới chính xác do vậy bạn nên chọn ô C4 và nhập công thức "=11.97+3.99" cho ô này sau đó nhấn ENTER:
Trên hình trên cho thấy giá trị của ô C4 thay đổi và dĩ nhiên Excel cũng tự động cập nhật tổng giá trị chi tiêu trong ô C7 thành 130.92 từ 126.93. Excel có thể cập nhật được vì công thức của nó trong ô C7 là "=SUM(C3:C6)". Nếu bạn không sử dụng công thức cho ô C7, thì giá trị sẽ không được cập nhật. Bạn cũng có thể sửa đổi hoặc nhập công thức trực tiếp trên thanh công thứcthay vì nhập vào các ô. 

g.  Sử dụng công thức Sum cho một vài giá trị trong cột



1. Trong ô C9, nhập dấu bằng (=), nhập SUM và sau đó mở dấu ngoặc đơn “(”.
2. Nhấn vào ô C4 và sau đó gõ dấy phẩy (,) trong ô C9.
3. Nhấn vào ô C6 và sau đó đóng dấu ngoặc đơn “)” trong ô C9.
4. Nhấn ENTER để hiện thị kết quả.
Trong ví dụ trên cho thấy hàm SUM cũng có thể áp dụng cho một vài giá trị trong cột bằng cách chọn một vài giá trị có liên quan.

h.  Sử dụng công thức đơn giản khác trong Excel 2007


Công thức               Tính năng
AVERAGE       Tính trung bình 
MAX                Giá trị lớn nhất 
MIN                  Giá trị nhỏ nhất
Hàm SUM chỉ là một trong các tính năng của Excel, ngoài ra nó còn có các công thức khác như AVERAGE, MAX, MIN để hỗ trợ bạn thực hiện các công thức để có kết quả ngay. Nếu bạn tự tính toán, thì thật sự khó khăn để ra kết quả chính xác.

i.  Tìm giá trị trung bình




Để tìm giá trị trung bình của hai tháng, click vào ô C7 và sau đó: 

1. Trên tab Home, trong nhóm Editing, chọn mũi tên của nút Sum và sau đó chọn Average

2. Nhấn ENTER để hiện thị kết quả trong ô D7. 

Bạn cũng có thể nhập công thức trực tiếp trên ô D7 “=AVERAGE(B7:C7)”, kết quả sẽ ra tương tự.

j.  Tìm giá trị lớn nhất hoặc nhỏ nhất



Để tìm giá trị lớn nhất trong một phạm vi, click ô F7 và sau đó: 

Trên tab Home, trong nhóm Editing, chọn mũi tên trên nút Sum và sau đó chọn Max.
1. Nhấn Enter để hiển thị kết quả trong ô F7.
2. Công thức MAX tìm ra giá trị lớn nhất trong một dãy số và chức năng MIN tìm ra giá trị nhỏ nhất. 

Với ví dụ trên công thức là “MAX(F3:F6)” và giá trị lớn nhất là 131.95.
Để tìm giá trị nhỏ nhất trong ví dụ trên, click vào Min sau đó ENTER, kết quả sẽ hiện ra. Trong trường hợp này công thức là “=MIN(F3:F6)” và kết quả là 131.75.

k.  In các công thức để dễ ghi nhớ



Bạn có thể in các công thức và đặt chúng trên bảng hoặc bàn làm việc để nhắc nhở bạn tạo ra công thức này như thế nào. Để in các công thức bạn cần thể hiện công thức trên bảng tính (worksheet), làm điều này bằng cách nhấn tab Formulas và trong nhóm Formula Auditing chọn Show Formulas
.. Bây giờ chỉ việc click nút Microsoft Office
và in ấn.
Nếu bạn muốn ẩn công thức thì cũng lập lại cách bạn làm cho nó hiện lên bảng tính. Hoặc bạn có thể dùng phím tắt CTRL+` (phím ` hầu hết đều có trên bàn phím) để hiện hoặc ẩn công thức trên bảng tính.

l.  Dấu hiệu lạ xuất hiện trên bảng tính


Một khi dấu ##### xuất hiện trên bảng tính thì nó cho biết do bị lỗi hoặc cột quá hẹp để hiển thị kết quả của nó.  


Thỉnh thoảng Excel không thể tính toán kết quả vì công thức bị lỗi. Sau đây là 3 lỗi thường gặp nhất:
#####    Cột không đủ rộng để hiện thị kết quả trong ô, nên kéo chiều rộng cho ô.
#REF!   Một giá trị không hợp lệ. Các ô bị xóa hoặc bị dán đè giá trị khác lên. 
 #NAME?   Tên công thức bị sai và Excel không hiểu công thức đó. Khi bạn click vào ô #NAME? thì nó sẽ hiện ra nút để bạn có thể sửa sai.

m.  Tìm nhiều công thức khác



Click vào nút Sum trong nhóm Editing, trên tab Home và sau đó chọn More Functions để mở hộp thoại Insert Function. Excel cung cấp nhiều tính năng hữu ích như tính năng ngày giờ. Trong hộp thoại Insert Function, chọn Help on this function để tìm hiểu các tính năng khác.
....

Thủ thuật Excel 2007 – Phần 3

16:30 |
Excel là ứng dụng văn phòng nằm trong bộ phần mềm MS Office của Microsoft, Excel 2007 hiện nay vẫn sử dụng khá phổ biến trong công tác kế toán cũng như thống kê.
Ở phần 3 này chúng tôi xin giới thiệu đến các bạn những thủ thuật Excel dành cho những ai thường xuyên làm việc với biểu đồ và danh sách dài.
Bài viết cùng chủ đề :
Thủ thuật 15: Tạo biểu đồ động
Khi bạn thực hiện tạo biểu đồng cho một dãy số liệu thì mỗi khi bạn thay đổi các thông số trong dãy số liệu này thì lập tức biểu đồ sẽ tự động điều chỉnh để phù hợp với số liệu tại vùng dữ liệu đã chọn. Tuy nhiên trong trường hợp bạn thêm mới hoặc giảm bớt vùng dữ liệu thì biểu đồ sẽ không tự động điều chỉnh mà thay vào đó bạn phải thực hiện lại thao tác tạo biểu đồ trên vùng dữ liệu mới.
Trong Excel 2007 bạn có thể dễ dàng thiết lập đề biểu đồ tự động điều chỉnh. Cách làm như sau:
Tại trang bảng tính hiện hành, bạn tiến hành quét khối vùng dữ liệu định tạo biểu đồ. Chọn thẻ Insert trên thanh menu, tiếp theo chọn biểu tượng Table trong nhóm lệnh đầu tiên. Một cửa sổ nhỏ hiện ra chứa thông tin về vùng dữ liệu bạn đã chọn, Bấm OK để lưu thiết lập này lại.
Tiếp theo cũng trên thẻ Insert, lựa chọn kiểu biểu đồ cần hiển thị trong nhóm công cụ Chart. Ban đầu, Excel sẽ tạo ra biểu đồ dựa trên số liệu của vùng dữ liệu đã chọn ban đầu.
Tuy nhiên, nếu bạn thêm một hàng mới liền kề vùng dữ liệu bạn đầu thì lập tức biểu đồ cũng sẽ tự động điều chỉnh để thêm các số liệu bạn vừa thêm vào.

Thủ thuật 16: Chuyển kiểu biểu diễn dữ liệu từ dạng cột thành hàng
Trong quá trình làm việc trên Excel 2007, có khi nào bạn nhận ra rằng thay vì biểu diễn dữ liệu theo cột dọc mà chuyển sang dạng hàng lại hợp lý hơn, dễ dàng hơn cho việc phân tích dữ liệu?
LMT sẽ giới thiệu cho bạn thủ thuật Chuyển kiểu biểu diễn dữ liệu từ dạng cột thành hàng trong Excel và ngược lại rất đơn giản, không đòi hỏi bạn mất nhiều thời gian Copy và Dán Dữ liệu vào từng ô.
Bảng dữ liệu dưới đây có dữ liệu được biểu diễn theo dạng cột, bây giờ chúng ta sẽ thực hiện các thao tác sau để đưa bảng dữ liệu về dạng biểu diễn theo hàng:
 Trước hết, Chọn khối nội dung cần chuyển đổi –>  Copy
Đặt con trỏ chuột vào vị trí cần dán Dữ liệu, Tích chuột phải, chọn Paste Special
Cửa sổ Paste Special hiện ra, tại đây, bạn đánh dấu chọn vào ô Transpose rồi nhấn OK để xác nhận.
Và đây là kết quả chuyển đổi dữ liệu từ dạng cột sang hàng:
Thủ thuật 17: Tô màu xen kẽ các dòng trên bảng tính lớn
Khi sử dụng Excel để tạo một bảng dữ liệu thống kê theo dạng danh sách, và khi nhìn vào danh sách trên một nền màu trắng khiến người đọc rối mắt.Thủ thuật tô màu xen kẽ các dòng trên bảng tính lớn trong Excel giúp bạn có thể nắm bắt dữ liệu cũng như tra cứu một cách dễ dàng mà không bị nhầm lần. Thủ thuật EXCEL này giúp bạn tiết kiệm thời gian thay vì phải tô màu cho từng dòng lặp đi lặp lại.
Bạn có thể thực hiện thủ thuật này một cách đơn giản và nhanh chóng trong Excel 2007 như sau:
Để tô màu xen kẽ các dòng trong toàn bộ Sheet bạn có thể chọn Ctrl +A, hoặc nhấn vào nút tam giác màu nâu ở góc tráiWorksheet để chọn tất cả.
Nếu bạn chỉ muốn tô màu các dòng trong 1 khối nhất định, bạn chỉ việc dùng chuột quét khối đó.
 Trên thẻ Home của thanh Ribbon, Chọn Style –> Conditional Formatting

Khi bạn chọn vào mục Conditional Formatting, Trên Menu sổ xuống, chọn New Rule
Tại ô Format values where this formular is true, bạn gõ công thức sau: =MOD(ROW(),2)>0

Sau đó Click vào nút Format, 1 hộp thoại Format Cells sẽ mở ra, tại Tab Fill bạn chọn màu sắc muôn tô màu cho dòng –> Click Ok
Sau khi đã điền đầy đủ công thức và chọn màu sắc, bước cuối cùng là bạn chỉ cần nhấn OK và xem kết quả.
Nếu bạn muốn thay đổi màu sắc trên dòng, bạn hoàn toàn không phải lặp lại các bước trên, mà chỉ cần tích chuột phải chọn Manage Rule
Từ hộp thoại Conditional Formatting Rule Manager –> chọn Edit Rule
Nhấp chuột vào ô Format, Setup lại màu sắc
Như vậy, định dạng của khối ô đã thay đổi so với ban đầu khi thực hiện thao tác Edit Rule

Thủ thuật 18: Thêm chức năng tính toán Calculator trên Window vào thanh công cụ  Quick Access Toolbar
Trong quá trình làm việc trên Excel, bạn muốn sử dụng nhanh một chiếc máy tính điện tử phục vụ cho công việc của mình, thật đơn giản, bạn chỉ cần thực hiện các bước sau đây:
Chọn Office Button –> Excel Options

Trên Tab Customize, Lựa chọn mục Commands Not in the Ribbon trong hộp thoại Choose commands from.
Chọn Calculator –> Click vào Add

Như vậy là bạn đã thêm thành công chức năng tính toán Calculator vào thanh công cụ Quick Access Toolbar trên Excel.

Nguồn : Thủ thuật excel cơ bản LMT Việt Nam
....

Thủ thuật Excel 2007 - Phần 2

10:00 |
Cho đến nay, Excel đã có bản 2013 nhưng với những điểm mạnh riêng của mình, Excel  Office 2007 vẫn được rất nhiều người dùng. Vì thế chúng ta dần dần khám phá những thủ thuật hay để việc sử dụng đơn giản hơn, thuật tiện hơn.  Trong bài này chúng tôi xin tiếp tục giới thiệu 7 tuyệt chiêu trong Excel 2007.
Xem Thêm :  Thủ thuật excel 2007 phần 1 để biết thêm 7 thủ thuật cho excel. 

Thủ thuật 8: Cách thay đổi Font chữ mặc định, Size chữ mặc định

Bạn muốn thay đổi font chữ, size chữ mặc định trong Excel vì chúng không thích hợp với bộ gõ, thường gây ra lỗi. Hoặc bạn muốn thay bằng một kiểu font, size mà bạn thích? Bạn muốn cài đặt loại font chữ và size chữ mặc định, mà khi mở một file mới không phải mất thời gian thiết lập lại thông số về Font-style và Font-size? Bạn làm theo cách sau:
Chọn Office Button –> Excel Option–> Popular
Thiết lập Font chữ mặc định, Size chữ mặc định mà bạn muốn, sau đó Click OK.


Thủ thuật 9: Tùy chỉnh Quick Acess Toolbar 

(với các ứng dụng khác trong bộ Office 2007 cũng làm tương tự)
Quick Acess Toolbar là một thanh công cụ nhỏ ở bên cạnh Office Button, thanh công cụ này rất hữu dụng nhưng ít ai dùng tới nó vì quá nhỏ, ít công cụ lại quá xa vùng soạn thảo. Thủ thuật này sẽ làm cho nó hữu dụng hơn.
- Đầu tiên bạn hãy bấm vào nút mũi tên bên cạnh Quick Access Toolbar rồi chọn More Commands.
- Trong cửa sổ Excel Options mới xuất hiện, tại combo box Choose Comand from bạn chọn All Command để thấy toàn bộ các nút lệnh
chọn một cái vừa ý ở khung bên trái rồi bấm nút Add để bổ sung thêm vào Quick Access Toolbar. Còn để xóa bớt một nút tại Quick Access Toolbar thì bạn chọn tại khung bên phải rồi bấm nút Remove. Sau khi làm xong bạn bấm OK là sẽ được một thanh công cụ với đầy đủ các chức năng cần thiết sẵn sàng để sử dụng.
- Tuy nhiên, để nó được gần vùng soạn thảo hơn thì bạn hãy bấm vào nút mũi tên bên cạnh Quick Access Toolbar rồi chọn Show below the Ribbon. Và bạn sẽ có một thanh công cụ y hệt trong các phiên bản Office trước.

Thủ thuật 10: Đặt mật khẩu cho file Excel

Excel là phần mềm hữu dụng trong kế toán, thống kê, vì vậy file Excel thường có nhiều số liệu quan trọng. Vậy làm thế nào để tránh việc để lộ những thông tin mà bạn không mong muốn. Để bảo vệ thông tin cho các file Excel của bạn, bạn có thể sử dụng chức năng đặt mật khẩu của Excel 2007 như sau:
Bước đầu tiên bạn mở File Excel cần đặt mật khẩu, sau đó ChọnOffice Button –> Prepare –> Encrypt Document.

Thủ thuật 11:  Thay đổi cách thức nhập liệu

Khi bạn nhập số liệu vào bảng tính, theo mặc định khi nhấn phím Enter thì con trỏ chuột sẽ nhảy xuống ô kế tiếp trong cột.
Nếu bạn muốn nhập liệu theo hàng ngang, tức là muốn khi nhấn Enter con trỏ chuột sẽ nhảy sang ô kế bên trái hoặc phải, hãy thay đổi lại bằng cách nhấp vào nút Office, chọn Excel Options, sau đó nhấp vào advanced và đánh dấu kiểm vào “After pressing enter move selection”, trong menu đổ xuống, bạn hãy chọn hướng di chuyển của con trỏ chuột mà mình muốn.

 Thủ thuật 12: Nén hình ảnh

Các hình ảnh hoặc các yếu tố đồ họa sẽ làm tăng đáng kể dung lượng tập tin tài liệu, gây khó khăn khi bạn muốn chia sẻ trực tuyến. Vì vậy bạn cần nén nó lại bằng cách click vào hình cần nén, trên thanh công cụ bạn chọn Compress Pictures, sau đó nhấn vào option trong hộp thoại Compression Settings để chọn các mục đích nén như: nén để in, nén để xem qua máy chiếu hoặc web, nén để chia sẻ qua mail... Sau cùng bạn hãy nhấp Ok để hoàn tất. 

Thủ thuật 13: Tạo mẫu tự động điền số liệu

Tự động điền (autofill) là chức năng tự nhập theo quy luật, giúp bạn nhập liệu nhanh hơn chỉ với thao tác kéo thả. Nhập hai giá trị đầu tiên trong hàng và cột để thiết lập một “quy luật”, sau đó nhấp vào rìa phải của ô đầu tiên để xuất hiện dấu “+”, sau đó kéo thả chuột để tự động điền số vào các ô kế tiếp.
Bạn có thể thêm các danh sách riêng bằng cách  chọn Excel Options>Popular>Edit custome list. Tại đây bạn có thể thêm các danh sách theo dạng tuần tự như: xuân, hạ, thu, đông hoặc các dãy số theo quy luật nào đó.

Thủ thuật 14: Hiện/ ẩn các phím tắt


Đây là một chức năng thú vị ít được biết đến trong Excel 2007. Khi bạn nhấn phím Alt, những phím tắt sẽ hiện ngay trên thanh công cụ và tương ứng với từng công cụ đó. Để sử dụng, bạn chỉ cần nhấn Alt + phím tắt tương ứng. Điều này giúp bạn không cần phải nhớ các tổ hợp phím mà vẫn có thể dùng chúng để tăng tốc độ làm việc của mình.
Để biết thêm những thủ thuật office bạn có thể truy cập chuyên mục  kiến thức Máy tính của LMT Việt Nam
....

Nổi bật