Excel là ứng dụng văn phòng nằm trong bộ phần mềm MS
Office của Microsoft, Excel 2007 hiện nay vẫn sử dụng khá phổ biến trong công
tác kế toán cũng như thống kê.
Ở phần 3 này chúng
tôi xin giới thiệu đến các bạn những thủ thuật Excel dành cho
những ai thường xuyên làm việc với biểu đồ và danh sách dài.
Bài viết cùng chủ đề :
Thủ
thuật 15: Tạo biểu đồ động
Khi bạn thực hiện tạo
biểu đồng cho một dãy số liệu thì mỗi khi bạn thay đổi các thông số trong dãy
số liệu này thì lập tức biểu đồ sẽ tự động điều chỉnh để phù hợp với số liệu
tại vùng dữ liệu đã chọn. Tuy nhiên trong trường hợp bạn thêm mới hoặc giảm bớt
vùng dữ liệu thì biểu đồ sẽ không tự động điều chỉnh mà thay vào đó bạn phải
thực hiện lại thao tác tạo biểu đồ trên vùng dữ liệu mới.
Trong Excel 2007 bạn
có thể dễ dàng thiết lập đề biểu đồ tự động điều chỉnh. Cách làm như sau:
Tại trang bảng tính
hiện hành, bạn tiến hành quét khối vùng dữ liệu định tạo biểu đồ. Chọn thẻ
Insert trên thanh menu, tiếp theo chọn biểu tượng Table trong nhóm lệnh đầu
tiên. Một cửa sổ nhỏ hiện ra chứa thông tin về vùng dữ liệu bạn đã chọn, Bấm OK
để lưu thiết lập này lại.
Tiếp theo cũng trên
thẻ Insert, lựa chọn kiểu biểu đồ cần hiển thị trong nhóm công cụ Chart. Ban
đầu, Excel sẽ tạo ra biểu đồ dựa trên số liệu của vùng dữ liệu đã chọn ban đầu.
Tuy nhiên, nếu bạn
thêm một hàng mới liền kề vùng dữ liệu bạn đầu thì lập tức biểu đồ cũng sẽ tự
động điều chỉnh để thêm các số liệu bạn vừa thêm vào.
Thủ
thuật 16: Chuyển kiểu biểu diễn dữ liệu từ dạng cột thành hàng
Trong quá trình làm
việc trên Excel 2007, có khi nào bạn nhận ra rằng thay vì biểu diễn dữ liệu
theo cột dọc mà chuyển sang dạng hàng lại hợp lý hơn, dễ dàng hơn cho việc phân
tích dữ liệu?
LMT sẽ giới thiệu cho
bạn thủ thuật Chuyển kiểu biểu diễn dữ liệu từ dạng cột thành hàng
trong Excel và ngược lại rất đơn giản, không đòi hỏi bạn mất
nhiều thời gian Copy và Dán Dữ liệu vào từng ô.
Bảng dữ liệu dưới đây
có dữ liệu được biểu diễn theo dạng cột, bây giờ chúng ta sẽ thực hiện các thao
tác sau để đưa bảng dữ liệu về dạng biểu diễn theo hàng:
Trước hết, Chọn khối nội dung cần chuyển đổi –> Copy
Đặt con trỏ chuột vào
vị trí cần dán Dữ liệu, Tích chuột phải, chọn Paste Special
Cửa sổ Paste Special hiện ra, tại đây, bạn đánh dấu chọn
vào ô Transpose rồi nhấn OK để
xác nhận.
Và đây là kết quả chuyển đổi dữ
liệu từ dạng cột sang hàng:
Thủ thuật 17: Tô màu xen kẽ các dòng trên bảng tính lớn
Khi
sử dụng Excel để tạo một bảng dữ liệu thống kê theo
dạng danh sách, và khi nhìn vào danh sách trên một nền màu trắng khiến người
đọc rối mắt.Thủ thuật tô màu xen kẽ các
dòng trên bảng tính lớn trong Excel giúp bạn có thể nắm bắt dữ liệu
cũng như tra cứu một cách dễ dàng mà không bị nhầm lần. Thủ thuật EXCEL này giúp bạn tiết
kiệm thời gian thay vì phải tô màu cho từng dòng lặp đi lặp lại.
Bạn
có thể thực hiện thủ thuật này một cách đơn giản và nhanh chóng trong Excel 2007 như
sau:
Để
tô màu xen kẽ các dòng trong toàn bộ Sheet bạn có thể chọn Ctrl +A, hoặc nhấn vào nút tam giác
màu nâu ở góc tráiWorksheet để
chọn tất cả.
Nếu
bạn chỉ muốn tô màu các dòng trong 1 khối nhất định, bạn chỉ việc dùng chuột
quét khối đó.
Trên
thẻ Home của thanh
Ribbon, Chọn Style –> Conditional Formatting
Khi
bạn chọn vào mục Conditional
Formatting, Trên Menu sổ xuống, chọn New Rule
Tại ô Format values where this formular is true, bạn
gõ công thức sau: =MOD(ROW(),2)>0
Sau
đó Click vào nút Format, 1
hộp thoại Format Cells sẽ
mở ra, tại Tab Fill bạn
chọn màu sắc muôn tô màu cho dòng –> Click Ok
Sau
khi đã điền đầy đủ công thức và chọn màu sắc, bước cuối cùng là bạn chỉ cần
nhấn OK và xem kết quả.
Nếu
bạn muốn thay đổi màu sắc trên dòng, bạn hoàn toàn không phải lặp lại các bước
trên, mà chỉ cần tích chuột phải chọn Manage
Rule
Từ
hộp thoại Conditional Formatting
Rule Manager –> chọn Edit
Rule
Nhấp
chuột vào ô Format, Setup
lại màu sắc
Như
vậy, định dạng của khối ô đã thay đổi so với ban đầu khi thực hiện thao tác Edit Rule
Thủ
thuật 18: Thêm chức năng tính toán Calculator trên Window vào thanh công
cụ Quick Access Toolbar
Trong quá trình làm
việc trên Excel, bạn muốn sử dụng
nhanh một chiếc máy tính điện tử phục vụ cho công việc của mình, thật đơn giản, bạn chỉ cần thực hiện các bước sau đây:
Chọn Office
Button –> Excel Options
Trên Tab Customize, Lựa chọn mục Commands Not in the Ribbon trong hộp thoại Choose commands from.
Chọn Calculator –> Click vào Add
Như vậy là bạn đã thêm thành công chức năng tính
toán Calculator vào thanh công cụ Quick Access Toolbar trên Excel.
Comments[ 0 ]
Đăng nhận xét