Lời từ chối luôn là điều khó nói nhất trong bất kỳ mối quan hệ nào, đặc biệt là nơi công sở. Bởi đôi khi nó sẽ làm bạn mất lòng đồng nghiệp, làm mất đi những mối quan hệ tốt đẹp. Tuy vậy, có những trường hợp bạn vẫn bắt buộc phải từ chối. Khi ấy, nói như thế nào cho khéo léo để giữ được hòa khí và thiện cảm nơi làm việc là vấn đề bạn phải đối mặt. Đây cũng là một phần trong những quy tắc vàng ứng xử nơi làm việc mà bạn nên quan tâm.

Hãy nói với đồng nghiệp, với sếp rằng công việc của bạn đang quá bận rộn và bạn hoàn toàn không có “ba đầu sáu tay” để nhận thêm việc mới. Nếu chỉ vì cả nể hay giải quyết khâu “oai” mà nhận tất cả thì sẽ có lúc bạn bị quá tải, cái gì cũng dở dang mà không cách nào chữa cháy được. Khi đó, chính bạn sẽ gây rắc rối cho người nhờ mình, bởi khi đang bị phân tâm bởi quá nhiều việc chắc chắn bạn không thể tập trung vào công việc được nhờ giúp đỡ một cách toàn tâm toàn ý được. Chắc chắn đồng nghiệp/sếp sẽ thông cảm cho bạn.

Nếu hiện tại không thể giúp đỡ đồng nghiệp, bạn có thể tìm ra cách giải quyết khác: nhờ người khác giúp đỡ họ hoặc hẹn lại sau. Hãy cho người yêu cầu giúp đỡ thấy được thái độ tích cực của bạn, rằng bạn sẵn sàng giúp đỡ nhưng ngay lập tức thì không thể.

Đây là cách từ chối khá hiệu quả. Bạn chỉ cần nói một cách đơn giản: "Như đã giải thích hôm trước, tôi đang có dự án cần hoàn thành gấp nên không thể giúp anh/chị được. Dù không trực tiếp tham gia nhưng tôi có thể nhờ một người khác phụ giúp anh/chị". Giọng nói bình tĩnh, không vội vã sẽ giúp bạn gửi đi thông điệp một cách nhẹ nhàng và chuyên nghiệp.

Một trong những lý do của việc không thể từ chối những lời đề nghị không phù hợp đó là bạn sợ sẽ làm tổn thương người khác. Nhưng đôi khi thật thẳng thắn và giải thích rõ ràng lý do bạn cảm thấy không thích hợp, đối phương sẽ tôn trọng và hiểu được vấn đề.  Nếu người nhờ/giao công việc cho bạn là sếp, trên thực tế, việc nói lên quan điểm, ý kiến cá nhân về công việc được giao và từ chối khi thấy không phù hợp lại tạo một ấn tượng tốt.  Biết đâu sếp sẽ thấy bạn là một người có tầm nhìn, kế hoạch và chính kiến của cá nhân, bạn có thể làm chủ được tình thế và đạt hiệu quả cao hơn trong công việc chính của mình thì sao.

Những công việc được nhờ vả không đồng nhất với tốn thời gian và sức lực. Đôi khi chúng lại mang đến cho bạn những cơ hội tốt. Bạn có thể cải thiện, phát triển các kĩ năng mới, nâng cao kiến thức ngoài lĩnh vực của mình, mở rộng mạng lưới quan hệ, được nhiều người biết tới... Nghe có vẻ thực dụng nhưng khi người khác nhờ bạn giúp đỡ, thay vì từ chối ngay lập tức, hãy cân nhắc: "Việc này sẽ đem lại cho mình những gì?" Vừa có thể thắt chặt quan hệ với sếp, đồng nghiệp, vừa có thêm những kinh nghiệm mới, tại sao bạn từ chối giúp đỡ họ?

Đôi khi bạn nhận được những lời nhờ vả “rất vô duyên”  như bạn là trưởng phòng mà bị nhân viên nhờ phô tô tài liệu, hay  chi trả tiền thay cho thủ quỹ… Bất cứ một việc gì dù lớn hay nhỏ, bạn cũng đừng vội vàng chấp nhận chỉ vì "không mất nhiều thời gian" bởi nhiều khi, vô hình chung bạn đang tự hạ thấp uy tín và địa vị của mình.  Trong những trường hợp này, nói “không” cũng là một cách giúp bạn giữ uy tín và vị thế của mình trong mắt mọi người. 

Tất nhiên, có nhiều trường hợp bạn không nên từ chối một cách thẳng thừng khi còn chưa kịp hiểu ngọn ngành công việc. Hãy suy nghĩ kỹ xem việc đó có lợi gì cho công ty không, có cải thiện sự nghiệp của bạn hay không, có mang đến những tác dụng gì hay có gây hậu quả gì không... rồi hẵng quyết định xem nên từ chối như thế nào.

Nếu đồng nghiệp nhờ bạn những việc không đúng và trái với quy tắc, hãy từ chối ngay lập tức. Sau đó, thông báo lại cho sếp hoặc phòng nhân sự. Còn nếu bị công ty ép buộc làm những việc không phù hợp với nguyên tắc nghề nghiệp của mình, bạn nên nghĩ tới việc nghỉ việc một cách văn minh, chuyên nghiệp và tìm chỗ làm mới.