Trong Excel, một workbook (sổ tính)
là một tập tin mà trên đó bạn làm việc (tính toán, vẽ đồ thị, …) và lưu
trữ dữ liệu. Mỗi workbook có thể chứa nhiều sheet (bảng tính), do vậy
bạn có thể tổ chức, lưu trữ nhiều loại thông tin có liên quan với nhau
chỉ trong một tập tin (file).
Trong
bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ với các bạn cách làm việc với
workbook trong excel 2010 để bạn có thể khai thác tối đa những tính năng
của phần mềm văn phòng này.
Tạo mới workbook
Chọn
nút Office ->New, một hộp thoại hiện ra (xem hình bên dưới) cung cấp
nhiều lựa chọn để tạo workbook như: workbook trống, workbook theo mẫu
dựng sẵn, workbook dựa trên một workbook đã có. Để tạo workbook trống,
bạn chọn Blank workbook và nhấp nút Create.
Mở workbook có sẵn trên đĩa
Một tập tin có sẵn có thể được mở bằng nhiều cách:
1. Chọn nút Office ->chọn tên tập tin trong danh sách Recent Documents, có thể có tối đa 50 tên tập tin được sử dụng gần đây nhất trong danh sách này (để điều chỉnh thì nhấn vào nút Office ->Excel Options ->Advance ->phần Display ->Show this number of Recent Documents ).
2. Dùng trình quản lý tập tin như Windows Explorer, tìm đến nơi lưu trữ tập tin và nhấp chuột hai lần lên tên tập tin.
3. Chọn nút Office ->Open, hộp thoại Open hiện ra. Trong hộp thoại Open, chúng ta phải tìm đến nơi lưu trữ tập tin (tại Look In) và chọn tên tập tin cần mở sau đó nhấn nút Open để mở tập tin. Các tùy chọn của nút Open trong hộp thoại Open: Open (mở bình thường), Open Read-Only (Không lưu đè được những thay đổi), Open as Copy (Tạo bản sao của tập tin và mở ra), Open in Browser (Mở tập tin bằng trình duyệt web mặc định), Open and Repair (Rất hữu dụng trong trường hợp tập tin bị lỗi).
Lưu workbook
Một
điều cần lưu ý khi làm việc trên máy tính là các bạn phải nhớ thực hiện
lệnh lưu lại công việc đã thực hiện thường xuyên. Việc ra lệnh lưu trữ
không tốn nhiều thời gian nhưng nếu máy bị hỏng hay cúp điện đột ngột có
thể mất tong cả giờ làm việc của bạn. Nhằm an toàn cho dữ liệu, bạn nên
bật tính năng
Auto Recover, Excel sẽ tự động thực hiện lệnh lưu
theo thời gian qui định (mặc định là 10 phút lưu một lần). Để sử dụng
tính năng Auto Recover bạn chọn nút
Office ->
Excel Options ->
Save, sau đó đánh dấu chọn ->vào
Save AutoRecover information every 
minutes.
Một số cách lưu workbook:
1. Chọn nút Office ->Save
2. Nhấp chuột lên nút
trên thanh lệnh truy cập nhanh (
Quick Access Tollbar).
3. Dùng tổ hợp phím <Ctrl+S> hoặc <Shift+F12>.
Nếu
tập tin đã được lưu trước đó rồi thì Excel sẽ lưu tiếp các phần cập
nhật, còn nếu là tập tin được ra lệnh lưu lần đầu thì hộp thoại Save As hiện ra. Trong hộp thoại Save As, bạn hãy chọn nơi lưu trữ tập tin (tại Look In) và đặt tên cho tập tin tại hộp File name, chọn kiểu tập tin tại Save as type và sau đó nhấn nút Save để lưu trữ.
Minh họa lưu tập tin
•
Qui tắc đặt tên: Đặt tên tập tin Excel dùng chung qui tắt đặt tên tập
tin của Windows. Tên tập tin có thể dài tới 255 ký tự bao gồm cả khoảng
trắng. Tuy nhiên trong tên tập tin không được dùng các ký hiệu như: \ ? :
* “ < > |
•
Để bảo mật tập tin, chúng ta có thể gán mật mã bảo vệ, khi đó cần phải
biết mật mã mới được phép mở tập tin (trừ những cách tà đạo!).
B1. Nhấn nút Office ->Save As, hộp thoại Save As hiện ra.
B2. Nhấn nút Tools ->chọn General Options…, hộp thoại General Options hiện ra
B3. Nhập mật mã mở và hiệu chỉnh workbook (hai mật mã này nên khác nhau để tăng bảo mật). Sau đó nhấn nút OK
B4. Xác nhận lại mật mã mở workbook. Sau đó nhấn nút OK
B5. Xác nhận lại mật mã hiệu chỉnh workbook. Sau đó nhấn nút OK
B6. Nhấn nút Save để hoàn tất.
Dùng mật mã bảo vệ workbook
Các tùy chọn trong hộp General Options: (tạo bản sao có đuôi *Always create backup.xlk trước khi gán mật mã), Password to Open (mật mã để mở workbook), Password to modify (mật mã để cập nhật nội dung workbook),Read-only recommended (mở dưới dạng chỉ đọc).
Đóng workbook
Một số cách đóng workbook:
1. Chọn nút Office ->Close
2. Dùng chuột chọn nút X ở góc trên bên phải (trên thanh tiêu đề).
3. Dùng tổ hợp phím <Ctrl+F4> hoặc <Ctrl+W>. Nếu workbook có sự thay đổi nội dung thì Excel sẽ nhắc bạn lưu lại các thay đổi đó.
Sắp xếp workbook
Chi mở nhiều workbook cùng lúc và cần tham khảo qua lại, để thuận tiện ta nên sắp xếp lại: Rê chuột nhấn vào nhóm lệnh View ->chọn nút Arrange All ->Chọn kiểu bố trí thích hợp.
Sắp xếp các workbook trong cửa sổ Excel
